Allegro i własny sklep na jednym magazynie przez BaseLinkera

Sprzedaż na Allegro i we własnym sklepie to dziś standard. Problem zaczyna się wtedy, gdy stany w obu miejscach prowadzi się ręcznie. Dwie osoby, dwa panele, jedna półka w magazynie. Prędzej czy później ktoś sprzeda ostatnią sztukę w obu kanałach jednocześnie. Ten artykuł pokazuje, jak uporządkować sprzedaż wielokanałową tak, żeby magazyn był jeden, a kanałów mogło przybywać.

W skrócie

System OMS, np. BaseLinker lub Sellasist, zbiera zamówienia ze wszystkich kanałów i pilnuje wspólnych stanów.
Zanim połączysz kanały, uporządkuj produkty: jeden symbol, kod EAN, spójne warianty. Automatyzacja powiela bałagan.
Automatyzuj w tej kolejności: stany, zamówienia i statusy, etykiety kurierskie, faktury, wiadomości do klientów.
BaseLinker nie zastąpi programu magazynowego ani księgowego. Przy ERP trzeba zdecydować, kto jest źródłem stanów.

Jeden magazyn, wiele kanałów

Model, który działa w większości firm, wygląda tak: towar fizycznie leży w jednym magazynie, a sprzedaje się go w kilku miejscach: w sklepie, na Allegro, na Amazonie, w Empiku, na Kauflandzie. Każdy kanał ma własny panel, własne statusy i własny sposób liczenia stanów. Bez systemu pośredniczącego ktoś musi po każdej sprzedaży ręcznie obniżyć stan we wszystkich pozostałych kanałach.

BaseLinker albo Sellasist stają w środku. Pobierają zamówienia ze wszystkich kanałów do jednej listy, pilnują wspólnego stanu i wysyłają go z powrotem do każdego kanału. Sprzedajesz ostatnią sztukę na Allegro, a sklep i Amazon w ciągu kilku minut pokazują brak towaru.

Bez systemu OMS	Z systemem OMS
Zamówienia w pięciu panelach	Jedna lista zamówień ze wszystkich kanałów
Stany aktualizowane ręcznie	Jeden stan, automatycznie we wszystkich kanałach
Etykieta kurierska generowana w każdym panelu osobno	Jedna akcja dla wszystkich przesyłek
Faktura przepisywana ręcznie	Faktura wystawiana automatycznie po wysyłce
Nadsprzedaż kilka razy w miesiącu	Nadsprzedaż praktycznie wyeliminowana

Uporządkuj produkty, zanim cokolwiek połączysz

To najważniejszy i najczęściej pomijany krok. System OMS dopasowuje produkty z różnych kanałów po symbolu (SKU) lub kodzie EAN. Jeśli ten sam produkt ma inny symbol w sklepie, inny na Allegro i jeszcze inny w programie magazynowym, system potraktuje je jak trzy różne produkty i stany nie będą się zgadzać.

Porządki w pięciu krokach

Ustal jeden symbol dla każdego produktu. Najlepiej taki, jaki już jest w programie magazynowym. Symbol nie powinien zawierać spacji ani znaków specjalnych.
Uzupełnij kody EAN. Allegro i Amazon coraz częściej ich wymagają. Przy produktach własnej marki kup pulę kodów w GS1.
Uporządkuj warianty. Każdy wariant, np. rozmiar i kolor, to osobny symbol i osobny stan. Nie łącz wariantów w jeden produkt z „dopiskiem w opisie”.
Usuń duplikaty. Produkty wystawione dwa razy w sklepie albo kilka ofert tej samej rzeczy na Allegro połącz w jeden symbol.
Wyeksportuj listę i sprawdź ją w arkuszu. Sortuj po symbolu i szukaj pustych pól. Dopiero czysta lista nadaje się do importu.

Ważne

Porządkowanie produktów zajmuje zwykle więcej czasu niż samo podłączenie kanałów. Przy katalogu 3 000 pozycji licz od kilku dni do dwóch tygodni pracy. To inwestycja, która zwraca się przy każdym kolejnym kanale.

Co warto zautomatyzować i w jakiej kolejności

1. Stany magazynowe

Podstawa. Jedno źródło stanu, synchronizowane do każdego kanału co kilka minut. Jeśli masz program magazynowy, np. Subiekta lub Optimę, to on jest źródłem, a OMS tylko przekazuje stan dalej. Jeśli nie masz, stan prowadzisz w OMS.

2. Zamówienia i statusy

Wszystkie zamówienia spływają do jednej listy. Zmiana statusu w OMS, np. „wysłane”, trafia z powrotem do kanału, więc kupujący na Allegro widzi aktualny status bez Twojej ingerencji. To ważne dla jakości sprzedaży na Allegro, która liczy terminowość.

3. Etykiety kurierskie i numery przesyłek

Jedna akcja generuje etykiety dla wszystkich zamówień z danego dnia, niezależnie od kanału i kuriera. Numer przesyłki automatycznie wraca do kanału i do klienta. Oszczędność przy 50 paczkach dziennie to około dwóch godzin pracy.

4. Faktury

Faktura wystawiana automatycznie po wysyłce, w programie księgowym albo w OMS, i wysyłana klientowi mailem. Przy klientach firmowych z Allegro to także obowiązek, więc automatyzacja chroni przed pomyłkami.

5. Wiadomości do klientów

Potwierdzenie, informacja o wysyłce, prośba o opinię po dostawie. Szablony z podstawianymi danymi, wysyłane w odpowiednim momencie. Na Allegro liczy się też szybkość odpowiedzi na pytania, więc warto ustawić automatyczne odpowiedzi na najczęstsze z nich.

Z naszej praktyki

Sklep z akcesoriami motoryzacyjnymi sprzedawał w czterech kanałach i miał dwie osoby tylko od przepisywania zamówień. Po wdrożeniu BaseLinkera z integracją z Subiektem i automatyzacją etykiet i faktur jedna z tych osób przeszła do obsługi klienta, a liczba nadsprzedaży spadła z kilkunastu miesięcznie do zera. Wdrożenie z porządkowaniem katalogu zajęło pięć tygodni.

Gdzie BaseLinker nie wystarczy

BaseLinker jest świetny w obsłudze zamówień i stanów, ale nie jest programem magazynowym ani księgowym. Nie prowadzi pełnej gospodarki magazynowej z dokumentami PZ i WZ, nie liczy kosztów własnych sprzedaży, nie zastępuje księgowości. Jeśli firma ma ERP, trzeba zdecydować, kto jest źródłem stanów, i zbudować łącznik ERP z OMS. Jeśli ERP nie ma gotowego łącznika albo łącznik nie obsługuje Twoich przypadków, np. kompletów czy kilku magazynów, piszemy integrację na zamówienie.

Druga granica to logika specyficzna dla firmy: alokacja zamówień między magazynami, priorytety kompletacji, własne reguły cen na kanałach. To zadania dla autorskich modułów, które działają obok OMS.

Na co uważać przy starcie

Start w weekend albo wieczorem. Pierwsza synchronizacja stanów może chwilowo pokazać zera w kanałach.
Oferty na Allegro bez symboli. Przed połączeniem uzupełnij pole „sygnatura” w każdej ofercie, inaczej dopasowanie będzie ręczne.
Stany ujemne. Ustal, co ma się dziać, gdy stan spadnie poniżej zera: blokada sprzedaży czy sprzedaż z dłuższym terminem.
Produkty na zamówienie. Oznacz je osobno, żeby synchronizacja nie wyłączała ofert, gdy stan jest zero.

Pilne

Jeżeli dostałeś już ostrzeżenie o jakości sprzedaży na Allegro z powodu anulowanych zamówień, połączenie stanów powinno być pierwszym krokiem, przed jakąkolwiek inną automatyzacją. Kolejne anulacje mogą skończyć się ograniczeniem konta.

Pytania, które słyszymy najczęściej

BaseLinker czy Sellasist?

Oba obsługują polskie kanały, kurierów i programy księgowe. BaseLinker ma więcej integracji i większą społeczność, Sellasist bywa prostszy przy mniejszej skali. Wybór zależy od tego, z jakimi systemami masz się połączyć.

Czy mogę mieć różne ceny w sklepie i na Allegro?

Tak. OMS synchronizuje stany, a ceny można prowadzić osobno dla każdego kanału, np. wyższe na Allegro o prowizję.

Co z programem magazynowym, który już mam?

BaseLinker ma łączniki z Subiektem, Optimą, enovą i wieloma innymi. Jeśli łącznik nie obsługuje Twoich przypadków, piszemy integrację na zamówienie.

Ile to kosztuje?

Abonament OMS zależy od liczby zamówień. Wdrożenie z porządkowaniem katalogu i konfiguracją automatyzacji wyceniamy po rozmowie, widełki są w cenniku w zakładce Automatyzacja i OMS.

Jeśli wolisz oddać prowadzenie kont w ręce specjalistów, zobacz, jak prowadzimy sprzedaż na marketplace’ach. A jeśli chcesz tylko uporządkować stany i zamówienia, opisz swoje kanały, a zaproponujemy plan wdrożenia.

Zapytaj o wdrożenie OMS