Comarch ERP XL i sklep B2B: jak wygląda integracja dla większej firmy

Comarch ERP XL to system dla firm, które przerosły Optimę i podobne programy: kilka magazynów, setki kontrahentów z własnymi warunkami, działy handlowe, logistyka. Sklep B2B dla takiej firmy nie jest „stroną z koszykiem”. To drugi kanał obsługi klienta, który musi pokazywać te same ceny, te same limity i te same stany, co handlowiec w ERP XL. Integracja decyduje, czy klient zaufa sklepowi, czy dalej będzie dzwonił.

W skrócie

W integracji z ERP XL najtrudniejsze nie są towary i stany, tylko warunki handlowe: cenniki indywidualne, rabaty, limity kredytowe i terminy płatności, które w ERP XL potrafią być bardzo rozbudowane.
Sklep B2B nie powinien liczyć cen sam. Powinien pytać ERP XL albo pracować na cenniku wyliczonym przez ERP i odświeżanym regularnie.
Przy wielu magazynach i dużych wolumenach integracja musi działać na kolejkach, a nie na prostym „co 15 minut pobierz wszystko”.
Wdrożenie wymaga trzech stron: firmy, partnera Comarch, który zna konfigurację ERP XL, i wykonawcy sklepu. Bez pierwszych dwóch trzeci zgaduje.

Czym integracja z ERP XL różni się od integracji z Optimą albo Subiektem

W mniejszych programach model jest prosty: towar ma cenę, kontrahent ma grupę, grupa ma rabat. W Comarch ERP XL warunki handlowe są wielowarstwowe. Kontrahent może mieć własny cennik, rabaty na grupy towarów, promocje czasowe, limity kredytowe z terminem i blokadą, kilka adresów dostawy z osobnymi ustaleniami. Handlowiec w ERP XL widzi końcową cenę po przeliczeniu wszystkich warstw. Sklep musi pokazać dokładnie tę samą cenę.

Druga różnica to skala. ERP XL obsługuje firmy, w których zamówień jest kilkaset dziennie, a towarów dziesiątki tysięcy. Pełna synchronizacja „wszystkiego co 15 minut” przy takiej skali po prostu się nie wykonuje w czasie. Integracja musi pracować na zmianach i kolejkach.

Trzecia różnica to organizacja. ERP XL zwykle ma w firmie opiekuna, partnera Comarch, który zna konfigurację i odpowiada za system. Integrację planuje się razem z nim, bo to on wie, które definicje dokumentów i które cenniki są „żywe”, a które zostały po wdrożeniu sprzed lat.

Cenniki indywidualne: skąd sklep ma brać ceny

To pierwsza i najważniejsza decyzja. Są dwa podejścia i każde ma konsekwencje.

Podejście	Jak działa	Zalety	Wady
Ceny wyliczone w ERP XL, odświeżane do sklepu	ERP XL liczy cenę dla każdej pary kontrahent i towar, integracja przesyła wynik do sklepu w ustalonym cyklu	sklep działa szybko, niezależnie od ERP; łatwa obsługa list i filtrów	duża liczba rekordów przy wielu kontrahentach i towarach; opóźnienie między zmianą w ERP a sklepem
Zapytanie do ERP XL przy wyświetleniu	sklep pyta ERP o cenę w chwili, gdy klient ogląda produkt lub koszyk	zawsze aktualna cena, jedna logika w jednym miejscu	sklep zależy od dostępności i szybkości ERP; przy listach produktów dużo zapytań
Mieszane	cennik bazowy z ERP do sklepu, a końcowa cena w koszyku potwierdzana zapytaniem do ERP	szybkie listy i pewna cena przy zamówieniu	dwa mechanizmy do utrzymania

Najczęściej wybieramy wariant mieszany: klient przegląda ofertę z cenami ze swojego cennika odświeżanego kilka razy dziennie, a przy przejściu do koszyka sklep potwierdza ceny i rabaty w ERP XL. Dzięki temu lista produktów ładuje się szybko, a na zamówieniu nie ma ceny, której ERP nie zna.

Ważne

Sklep B2B nie powinien mieć własnej logiki rabatowej, która dubluje ERP XL. Każda reguła wpisana „dodatkowo” w sklepie to przyszła reklamacja: klient widzi w sklepie inną cenę niż na fakturze. Logika cen ma jedno miejsce, a sklep ją pokazuje.

Limity kredytowe i blokady

Klient B2B kupuje z odroczonym terminem płatności. ERP XL pilnuje limitu kredytowego, przeterminowanych należności i blokad sprzedaży. Sklep musi to szanować. Jeśli klient ma przekroczony limit, handlowiec w ERP nie sprzeda mu towaru. Sklep też nie powinien, a przynajmniej powinien jasno powiedzieć, co się dzieje.

Sprawdzenie przed złożeniem zamówienia. Sklep pyta ERP XL o dostępny limit i blokady. Jeśli zamówienie przekracza limit, klient dostaje komunikat i wybór: przedpłata albo kontakt z handlowcem.
Zamówienie do akceptacji. Zamiast odrzucać, sklep przyjmuje zamówienie ze statusem „czeka na akceptację handlowca”. ERP XL pokazuje je handlowcowi do decyzji.
Informacja o należnościach. Klient widzi w koncie saldo i nierozliczone faktury z ERP XL. To zmniejsza liczbę telefonów do księgowości.
Formy płatności zależne od klienta. Kontrahent z limitem widzi „przelew z terminem”, nowy klient tylko przedpłatę. Lista form płatności przychodzi z ERP.

Kilka magazynów i stan dostępny

Firma na ERP XL ma zwykle kilka magazynów: centralny, oddziałowe, konsygnacyjne, reklamacyjny. Sklep nie powinien pokazywać sumy wszystkiego. Trzeba ustalić, które magazyny budują ofertę dla sklepu, czy klient widzi stan w oddziale najbliżej siebie, czy łączny, i jak traktować towar w drodze. Do sklepu przesyłamy stan dostępny, czyli po odjęciu rezerwacji z innych kanałów i zamówień w realizacji.

Prezentacja stanu klientowi B2B

Klient hurtowy rzadko potrzebuje dokładnej liczby. Częściej wystarcza mu „dostępne”, „mało” i „na zamówienie, termin X”. Dokładna liczba sztuk może zdradzać konkurencji wielkość Twojego magazynu. Z drugiej strony przy zamówieniu na 800 sztuk klient chce wiedzieć, czy dostanie 800 czy 600 i resztę za tydzień. Sklep powinien umieć pokazać oba widoki, zależnie od grupy klienta.

Kolejki zamiast synchronizacji wszystkiego

Przy dziesiątkach tysięcy towarów i setkach kontrahentów z cennikami pełna synchronizacja co kwadrans jest niewykonalna. Integracja z ERP XL powinna działać na zdarzeniach i kolejkach: zmienił się stan towaru, idzie komunikat; zmienił się cennik kontrahenta, idzie komunikat; przyszło zamówienie, trafia do kolejki do ERP. Kolejka ma trzy zalety: nic nie ginie przy przestoju, operacje wykonują się po kolei, a każdą da się powtórzyć po błędzie.

Zamówienie ze sklepu trafia do kolejki wyjściowej z pełną treścią i znacznikiem czasu.
Proces integracji pobiera zamówienia po kolei i tworzy w ERP XL dokument zamówienia na warunkach kontrahenta.
Jeśli ERP XL odrzuci dokument, np. przez blokadę, zamówienie wraca do kolejki z opisem błędu i trafia do handlowca.
Zmiany stanów i cen w ERP XL trafiają do kolejki wejściowej i są nakładane na sklep małymi partiami, bez blokowania sklepu.
Dziennik pokazuje każdą operację: co, kiedy, z jakim wynikiem. Przy reklamacji klienta w pół minuty wiadomo, co się stało.

Z naszej praktyki

Dystrybutor z branży instalacyjnej, ponad 40 000 towarów i około 900 aktywnych kontrahentów z indywidualnymi cennikami. Poprzednia integracja odświeżała wszystkie ceny co godzinę i w godzinach szczytu sklep nie odpowiadał przez kilka minut na każdą pełną turę. Przeszliśmy na model zdarzeniowy: ERP XL zgłasza zmiany cennika i stanów, sklep dostaje tylko różnice, a cena w koszyku jest potwierdzana w ERP przy zamówieniu. Obciążenie sklepu w szczycie spadło kilkukrotnie, a różnice między ceną w sklepie i na fakturze zniknęły z listy reklamacji.

Jak zaplanować wdrożenie z trzema stronami

Integracja z ERP XL to projekt firmy, partnera Comarch i wykonawcy sklepu. Każda ze stron ma swoją rolę i jeśli jednej brakuje, pozostałe zgadują.

Krok po kroku

Warsztat z partnerem Comarch. Spisujemy konfigurację ERP XL: magazyny, cenniki, definicje dokumentów, formy płatności, limity, blokady, własne pola. To partner wie, co jest „żywe”.
Reguły biznesowe z firmą. Które magazyny widzi sklep, jak pokazywać stany, co się dzieje przy przekroczeniu limitu, kto akceptuje zamówienia niestandardowe.
Projekt integracji. Model zdarzeniowy, kolejki, mapowania, zakres danych, sposób dostępu do ERP XL uzgodniony z partnerem.
Budowa i testy na kopii. Kopia ERP XL i kopia sklepu. Testy z udziałem handlowców, bo to oni znają przypadki brzegowe: klient z dwoma adresami i różnymi cennikami, zamówienie częściowe, zwrot do innego magazynu.
Start etapami. Najpierw grupa pilotażowa klientów, po dwóch tygodniach reszta. Dziennik, powiadomienia, cotygodniowe spotkanie trzech stron przez pierwszy miesiąc.

Klient B2B przestanie dzwonić do handlowca dopiero wtedy, gdy sklep pokaże mu to samo, co handlowiec widzi w ERP. Ani mniej, ani inaczej.

Co sklep B2B zyskuje na dobrej integracji z ERP XL

Handlowcy przestają przepisywać zamówienia z maili i telefonów, bo klienci składają je sami, na swoich warunkach. Księgowość nie odpowiada na pytania o saldo, bo klient widzi je w koncie. Magazyn dostaje zamówienia w ERP XL od razu, z poprawnymi pozycjami i adresem dostawy. A firma ma jedno miejsce, w którym ustala ceny i limity, zamiast dwóch, które trzeba ze sobą uzgadniać. Więcej o budowie takich platform piszemy na stronie sklepów B2B.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy integracja z ERP XL musi być pisana na zamówienie?

Przy cennikach indywidualnych, limitach i kilku magazynach prawie zawsze tak. Gotowe łączniki zakładają prostszy model i szybko wymagają obejść. Zakres mapowań jest w każdej firmie inny.

Kto odpowiada za dostęp do ERP XL?

Partner Comarch, który opiekuje się systemem w firmie. Uzgadniamy z nim sposób dostępu, konto techniczne i uprawnienia. Nie pracujemy bezpośrednio na bazie bez jego wiedzy.

Ile trwa takie wdrożenie?

Zwykle od dwóch do pięciu miesięcy, zależnie od liczby cenników, magazynów i stopnia dostosowania ERP XL. Najwięcej czasu zajmują warsztaty i testy z handlowcami, nie samo programowanie.

Czy sklep może działać, gdy ERP XL jest niedostępny?

Tak, w trybie ograniczonym: klient przegląda ofertę z ostatnich danych i składa zamówienia do kolejki. Ceny w koszyku oznaczamy jako „do potwierdzenia”, a po przywróceniu ERP integracja dokańcza przepływ.

Masz Comarch ERP XL i chcesz, żeby klienci hurtowi zamawiali sami, na swoich warunkach, bez telefonów do handlowca? Opisz, jak dziś wygląda obsługa B2B, a zaproponujemy zakres integracji. Zobacz, jak budujemy sklepy B2B.

Zapytaj o sklep B2B z ERP XL