enova365 i sklep internetowy: co obejmuje integracja i gdzie są pułapki

enova365 trafia zwykle do firm, które wyrosły z prostszych programów i potrzebują porządku w magazynie, księgowości i kadrach w jednym miejscu. Kiedy taka firma prowadzi sklep internetowy, integracja wydaje się oczywista. Problem w tym, że enova365 jest systemem bardzo elastycznym, a to oznacza, że u każdego klienta wygląda trochę inaczej. Integracja ze sklepem musi tę konfigurację uszanować, a nie walczyć z nią.

W skrócie

Zakres integracji dzielimy na cztery obszary: kartoteki towarów, stany i ceny, zamówienia, dokumenty i statusy. Każdy ma inny kierunek i inną częstotliwość.
Interfejs programistyczny enova365 daje dostęp do danych i logiki systemu, ale nie wie nic o Twoich regułach biznesowych. Te trzeba spisać i zaprogramować po stronie integracji.
Najwięcej problemów robią indywidualne pola i definicje dokumentów, które ktoś dodał w enova365 lata temu i o których nikt już nie pamięta.
Przed wdrożeniem sprawdź licencje, prawa dostępu i to, kto po stronie firmy odpowiada za konfigurację enova365.

Czym enova365 różni się od prostszych programów magazynowych

Subiekt czy wFirma mają w miarę sztywny model danych: towar, stan, dokument, kontrahent. enova365 pozwala firmie dobudować własne pola, własne definicje dokumentów, własne stany obiegu i własne reguły. To zaleta dla księgowości i magazynu, ale wyzwanie dla integracji. Gotowy łącznik zakłada, że dane wyglądają „standardowo”. W enova365 rzadko tak jest po kilku latach używania.

Druga różnica to moduły. enova365 sprzedawana jest w modułach, a integracja korzysta z tych, które firma ma wykupione. Jeśli sklep ma wystawiać dokumenty magazynowe, firma musi mieć moduł handlowo-magazynowy i prawa dostępu dla konta technicznego integracji. To trzeba sprawdzić przed wyceną, nie po niej.

Cztery obszary integracji i kierunek danych

Zanim ktoś napisze linijkę kodu, spiszcie wspólnie, co jest źródłem prawdy dla każdego rodzaju danych. Poniższa tabela to układ, który sprawdza się w większości wdrożeń z enova365, choć w konkretnej firmie część wierszy może wyglądać inaczej.

Obszar	Źródło prawdy	Kierunek	Częstotliwość
Kartoteka towaru: symbol, nazwa, jednostka, VAT	enova365	enova365 → sklep	raz dziennie lub przy zmianie
Opisy, zdjęcia, SEO, kategorie sklepu	sklep	bez synchronizacji	–
Stany dostępne	enova365	enova365 → sklep	co kilka minut
Ceny bazowe i cenniki grup	enova365	enova365 → sklep	kilka razy dziennie
Promocje sklepowe	sklep	bez synchronizacji	–
Zamówienia i dane klienta	sklep	sklep → enova365	od razu po opłaceniu
Statusy, numer faktury, list przewozowy	enova365	enova365 → sklep	co kilka minut

Towary

Kartoteka towaru powstaje w enova365, bo tam jest księgowość i magazyn. Do sklepu trafiają symbol, nazwa, jednostka, stawka VAT, kod EAN i podstawowe cechy. Opisy sprzedażowe i zdjęcia zostają w sklepie, bo tam ktoś nad nimi pracuje. Nowy towar z enova365 powinien pojawić się w sklepie jako nieaktywny, a włącza go człowiek po uzupełnieniu karty.

Stany

Do sklepu przesyłamy stan dostępny, czyli stan magazynowy pomniejszony o rezerwacje z innych kanałów. Jeśli firma ma kilka magazynów, trzeba zdecydować, które z nich sklep ma „widzieć”. Magazyn reklamacji albo magazyn serwisu zwykle nie powinien być sumowany do oferty.

Zamówienia

Zamówienie ze sklepu trafia do enova365 jako dokument zamówienia od odbiorcy, z pozycjami, ceną, rabatem, formą płatności i danymi dostawy. Kontrahent jest wyszukiwany po NIP lub adresie e-mail, a gdy go nie ma, tworzony. Tu zaczyna się większość dyskusji: czy każdy klient detaliczny ma być osobnym kontrahentem, czy wystarczy jeden zbiorczy. Odpowiedź zależy od tego, jak firma księguje sprzedaż i czy chce mieć historię zakupów klienta w ERP.

Dokumenty i statusy

Po skompletowaniu zamówienia w enova365 powstaje dokument wydania i faktura albo paragon. Integracja odczytuje te zdarzenia i zmienia status zamówienia w sklepie, dokłada numer faktury i numer listu przewozowego. Klient dostaje powiadomienie ze sklepu, a nie z ERP, bo sklep ma gotowe szablony wiadomości.

Czego interfejs enova365 nie zrobi za Ciebie

enova365 udostępnia interfejs programistyczny, przez który integracja czyta i zapisuje dane oraz uruchamia logikę systemu, np. tworzenie dokumentu z pozycjami. To dużo. Ale są rzeczy, których żaden interfejs nie zna, bo są specyficzne dla Twojej firmy.

Mapowanie statusów. Sklep ma swoje statusy, enova365 swoje stany dokumentów. Które odpowiadają którym, ustala człowiek.
Reguły cenowe. Jeśli cena w sklepie zależy od grupy klienta, progów ilościowych i promocji, integracja musi wiedzieć, który cennik z enova365 pasuje do której grupy w sklepie.
Komplety i warianty. Sklep sprzedaje zestaw, enova365 widzi trzy towary. Logikę rozbicia trzeba zaprogramować.
Obsługa błędów. Interfejs zwróci komunikat, że dokument się nie zapisał. Co z tym zrobić: powtórzyć, odłożyć do kolejki, powiadomić człowieka, decyduje integracja.
Pola indywidualne. Jeśli firma dodała w enova365 własne pola na kartotece, interfejs je udostępni, ale integracja musi wiedzieć, że istnieją i co znaczą.

Ważne

Zapytaj wdrożeniowca enova365, które definicje dokumentów i pola są w Twojej bazie niestandardowe. Lista powinna trafić do wykonawcy integracji przed wyceną. Bez niej wycena będzie zaniżona, a wdrożenie wydłuży się o tygodnie poprawek.

Najczęstsze pułapki we wdrożeniach z enova365

Konto techniczne bez praw

Integracja loguje się do enova365 na osobnym koncie. Jeśli to konto nie ma prawa do wystawiania dokumentów w danym magazynie albo do odczytu cennika, część operacji po prostu się nie wykona. Błąd jest cichy: integracja działa, ale połowa zamówień „nie dochodzi”. Prawa trzeba nadać i przetestować dla każdego typu operacji.

Blokada okresu i zamknięte miesiące

Księgowość zamyka miesiąc, a integracja próbuje dopisać do niego dokument z zamówienia złożonego pierwszego dnia po północy. Trzeba ustalić, co się wtedy dzieje: dokument z datą bieżącą, komunikat do księgowej, kolejka. Najgorsze rozwiązanie to brak decyzji, bo wtedy decyduje przypadek.

Kontrahenci w kilku wersjach

Ten sam klient B2B istnieje w enova365 trzy razy, bo kiedyś ktoś dodał go ręcznie z literówką w NIP. Integracja dopasuje zamówienie do pierwszego trafionego. Przed startem warto zrobić porządek w kontrahentach albo ustalić jeden klucz dopasowania.

Jednostki i opakowania

enova365 prowadzi towar w kartonach po 12 sztuk, sklep sprzedaje pojedyncze sztuki. Przelicznik ustawia się raz, ale trzeba pamiętać o nim przy stanach, cenach i zamówieniach jednocześnie.

Z naszej praktyki

W firmie z branży chemii gospodarczej integracja gotowym łącznikiem działała poprawnie przez pół roku, aż księgowość dodała w enova365 nowy typ dokumentu dla sprzedaży zagranicznej. Łącznik nie znał tej definicji i zamówienia z Niemiec zaczęły lądować w kolejce błędów bez powiadomienia. Zauważono to po trzech tygodniach, przy reklamacji klienta. Po przejęciu wdrożenia dodaliśmy mapowanie kraju dostawy na definicję dokumentu i codzienny raport z kolejki błędów na skrzynkę dwóch osób.

Jak zaplanować wdrożenie

Krok po kroku

Inwentaryzacja konfiguracji enova365. Lista modułów, magazynów, cenników, definicji dokumentów i pól indywidualnych. Robi to wdrożeniowiec enova365 wspólnie z nami.
Tabela źródeł prawdy. Co, skąd, dokąd, jak często. Z wyjątkami: towary na zamówienie, komplety, usługi.
Mapowania. Statusy, grupy cenowe, formy płatności, kraje dostawy, sposoby wysyłki. Każde w osobnej tabeli, którą firma może potem edytować w panelu.
Konto techniczne i testy praw. Osobne konto w enova365 z minimalnym zakresem uprawnień, sprawdzone na każdym typie operacji.
Praca na kopii. Integracja działa kilka dni na kopii bazy enova365 i kopii sklepu. Porównujemy stany i dokumenty z ręcznie przygotowaną próbką.
Start i monitoring. Uruchomienie poza godzinami szczytu, dziennik operacji w panelu sklepu, powiadomienia o błędach i codzienny raport przez pierwszy miesiąc.

Z enova365 nie ma „standardowej integracji”. Jest integracja z Twoją konfiguracją enova365, a ta jest tylko jedna.

Gotowy łącznik czy integracja na zamówienie

Gotowe łączniki do enova365 istnieją i w prostej firmie z jednym magazynem i jednym cennikiem mogą wystarczyć. Jeśli jednak firma ma kilka magazynów, cenniki dla grup klientów, komplety, własne definicje dokumentów albo sprzedaje równolegle przez marketplace, zwykle taniej wychodzi integracja pisana pod tę konfigurację. Nie dlatego, że łącznik jest zły, ale dlatego, że czas spędzony na obchodzeniu jego ograniczeń kosztuje więcej niż napisanie rzeczy od razu dobrze.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy integracja wymaga dodatkowej licencji enova365?

Zwykle potrzebne jest osobne stanowisko lub licencja dostępu dla konta integracji oraz moduły, z których integracja korzysta. Dokładny zakres potwierdza partner enova365, u którego kupiliście system.

Czy sklep może wystawiać faktury sam, bez enova365?

Może, ale wtedy powstają dwie numeracje i dwa źródła dokumentów. Zalecamy, żeby dokumenty sprzedaży powstawały w jednym miejscu, zwykle w ERP, a sklep tylko je pokazywał klientowi.

Co się dzieje, gdy serwer enova365 jest wyłączony?

Integracja zapisuje zamówienia w kolejce i przesyła je po przywróceniu połączenia. Sklep sprzedaje dalej, a osoba odpowiedzialna dostaje powiadomienie, że kolejka rośnie.

Ile trwa wdrożenie?

Przy jednym magazynie i jednym cenniku dwa do trzech tygodni. Przy kilku magazynach, cennikach grup i kompletach od czterech do ośmiu tygodni, z czego najwięcej zajmują testy na kopii.

Masz enova365 i sklep, które nie rozmawiają ze sobą albo rozmawiają z błędami? Opisz konfigurację, a powiemy, co da się zautomatyzować i w jakiej kolejności. Zobacz, jak robimy integracje z ERP.

Zapytaj o integrację z enova365