wFirma i sklep: jak wystawiać automatyczną fakturę do każdego zamówienia

wFirma to program księgowy w chmurze, popularny w małych firmach, które same prowadzą uproszczoną księgowość albo współpracują z biurem rachunkowym. Sklep internetowy generuje dziesiątki albo setki zamówień dziennie i każde z nich trzeba udokumentować. Ręczne wystawianie faktur w wFirma kończy się po kilku tygodniach, bo nikt nie ma na to czasu. Integracja robi to w tle, ale tylko wtedy, gdy wcześniej ustalisz kilka reguł.

W skrócie

Dokument sprzedaży ma powstawać w jednym miejscu. Przy integracji z wFirma to wFirma jest źródłem numeracji i tam trafia każda sprzedaż.
Reguła „faktura czy paragon” zależy od klienta, kwoty i tego, czy masz kasę fiskalną. Spisz ją przed wdrożeniem, nie w trakcie.
Zwroty i korekty to najczęściej pomijany element. Bez nich integracja wystawi fakturę, ale nie będzie umiała jej cofnąć.
KSeF nie zmienia logiki integracji, ale zmienia moment, od którego faktura B2B jest „wystawiona”. To trzeba uwzględnić w statusach zamówienia.

Dlaczego faktura powinna powstawać poza sklepem

PrestaShop i inne platformy sklepowe potrafią generować PDF z napisem „faktura”. Wiele małych sklepów tak działa przez pierwsze miesiące. Problem pojawia się przy księgowaniu: dokumenty ze sklepu trzeba przepisać albo zaimportować do programu księgowego, a każda różnica między sklepem a księgowością to praca dla biura rachunkowego. Druga sprawa to numeracja: jeśli faktury wystawia i sklep, i wFirma, powstają dwie serie, a to prosta droga do pomyłek.

Dlatego w integracjach z wFirma ustalamy, że sklep przyjmuje zamówienie i płatność, a dokument sprzedaży powstaje w wFirma. Sklep dostaje z powrotem numer dokumentu i PDF, żeby pokazać go klientowi w jego koncie i wysłać mailem.

Faktura czy paragon: reguła, którą trzeba spisać

To najważniejsza decyzja całego wdrożenia. Zależy od trzech rzeczy: czy klient podał NIP i chce faktury na firmę, czy masz kasę fiskalną i obowiązek ewidencji, oraz jak chcesz dokumentować sprzedaż konsumencką. Poniżej układ, który spotykamy najczęściej.

Sytuacja	Dokument	Kto wystawia	Kiedy
Klient firmowy, podał NIP w zamówieniu	faktura VAT	wFirma przez integrację	po zaksięgowaniu płatności
Konsument, sklep nie ma kasy, sprzedaż wysyłkowa	faktura imienna lub dokument wewnętrzny według ustaleń z księgową	wFirma przez integrację	po zaksięgowaniu płatności
Konsument, sklep ma kasę fiskalną	paragon, na życzenie faktura do paragonu	kasa, potem wFirma	przy wysyłce
Płatność za pobraniem	według powyższych reguł	wFirma	po potwierdzeniu dostawy albo przy wysyłce, zależnie od decyzji księgowej
Zamówienie anulowane przed wysyłką	brak dokumentu albo korekta, jeśli faktura już powstała	wFirma	przy anulowaniu

Uwaga

Nie podejmuj tych decyzji sam. Reguła „faktura czy paragon” to sprawa księgowa i zależy od formy opodatkowania, zwolnień z kasy i tego, jak biuro rachunkowe prowadzi ewidencję. Spisz ją razem z księgową, a potem przekaż wykonawcy integracji jako gotową tabelę.

Moment wystawienia dokumentu

Drugie pytanie: kiedy dokładnie powstaje faktura. Najbezpieczniej po zaksięgowaniu płatności, bo wtedy sprzedaż jest pewna. Przy płatności za pobraniem część firm wystawia dokument przy wysyłce, część po potwierdzeniu odbioru. Integracja musi obsłużyć oba warianty, bo zdarza się, że klient zmieni formę płatności przed wysyłką.

Co dokładnie przesyła integracja do wFirma

Zamówienie ze sklepu przekłada się na dokument w wFirma pozycja po pozycji. Integracja przesyła dane nabywcy, pozycje z nazwą, ilością, ceną jednostkową, stawką VAT i rabatem, koszt dostawy jako osobną pozycję, formę i termin płatności oraz informację, czy płatność już wpłynęła. W drugą stronę wraca numer dokumentu, data wystawienia i plik PDF.

Kontrahent. Firma po NIP, konsument po imieniu, nazwisku i adresie. Integracja sprawdza, czy kontrahent już istnieje, zanim założy nowego.
Pozycje. Nazwa z zamówienia albo z kartoteki wFirma, jeśli produkty są tam prowadzone. Ceny brutto z koszyka, bo tak widział je klient.
Dostawa. Osobna pozycja z właściwą stawką VAT. Darmowa dostawa to pozycja za zero albo brak pozycji, zależnie od ustaleń z księgową.
Płatność. Jeśli sklep ma już potwierdzenie z bramki, dokument powstaje jako opłacony. Dzięki temu w wFirma nie ma „nierozliczonych” faktur, które ktoś musi ręcznie rozliczać.
Zaokrąglenia. Sklep liczy VAT od sumy, program księgowy od pozycji albo odwrotnie. Różnica grosza na dokumencie to realny problem. Metodę liczenia trzeba ujednolicić albo przesyłać kwoty tak, żeby suma się zgadzała.

Zwroty, korekty i anulowania

To miejsce, w którym większość gotowych rozwiązań się kończy. Faktura wystawiona, zamówienie wysłane, a po tygodniu klient odstępuje od umowy. Masz 14 dni na zwrot pieniędzy i musisz wystawić korektę. Jeśli integracja tego nie obsłuży, ktoś robi to ręcznie i po miesiącu nikt nie wie, które zwroty mają korektę, a które nie.

Zwrot całości

Zmiana statusu zamówienia w sklepie na „zwrot przyjęty” uruchamia w wFirma wystawienie korekty do zera i oznacza zwrot pieniędzy. Integracja zapisuje numer korekty przy zamówieniu.

Zwrot części

Klient odsyła jedną z trzech rzeczy. Sklep musi umieć zaznaczyć, które pozycje wracają, a integracja wystawia korektę tylko tych pozycji. Przy zwrocie częściowym pojawia się też pytanie o koszt dostawy: czy zwracasz go w całości, w części, czy w ogóle. To znów decyzja księgowa i prawna, nie techniczna.

Anulowanie przed wysyłką

Jeśli faktura jeszcze nie powstała, wystarczy nie wystawiać jej. Jeśli już powstała, bo klient zapłacił i dopiero potem anulował, trzeba korekty. Integracja sprawdza, czy dokument istnieje, i zachowuje się odpowiednio.

Z naszej praktyki

Sklep z branży odzieżowej miał integrację, która wystawiała faktury, ale zwroty księgowa robiła ręcznie z listy mailowej od obsługi klienta. Przy sezonie zwrotów po świętach lista miała 240 pozycji, a 31 korekt nigdy nie powstało. Dobudowaliśmy obsługę zwrotów częściowych ze sklepu: pracownik zaznacza odsyłane pozycje, integracja wystawia korektę i wysyła ją klientowi. Od tej pory liczba korekt zgadza się z liczbą zwrotów co do jednej.

Co zmienia KSeF w fakturowaniu ze sklepu

KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych, a od 1 stycznia 2027 dla najmniejszych. Faktura B2B, czyli ta dla klienta, który podał NIP, musi przejść przez system. Faktura dla konsumenta w KSeF jest opcją, a dokument udostępnia się klientowi poza systemem, jako PDF z kodem QR. Paragon na kasie zostaje bez zmian. Do końca 2026 trwa okres przejściowy bez kar za błędy.

Dla integracji ze sklepem oznacza to dwie rzeczy. Po pierwsze, faktura B2B jest formalnie wystawiona po przyjęciu przez KSeF, więc status „faktura wystawiona” w sklepie powinien pojawiać się dopiero wtedy, a nie w chwili wysłania dokumentu z wFirma. Po drugie, PDF dla klienta musi zawierać kod QR, więc integracja pobiera z wFirma plik już po nadaniu numeru KSeF, nie wcześniej. Samą komunikację z KSeF obsługuje wFirma, integracja tylko czeka na wynik.

Integracja fakturowania to w 20 procentach wystawianie dokumentów i w 80 procentach obsługa wyjątków: zwrotów, korekt, pobrań i zamówień, które ktoś zmienił po zapłacie.

Jak przebiega wdrożenie

Krok po kroku

Reguły z księgową. Tabela „faktura czy paragon”, moment wystawienia, obsługa pobrań, dostawy i zwrotów częściowych.
Dostęp do wFirma. Konto integracji z dostępem do faktur, kontrahentów i ewentualnie magazynu. Sprawdzamy, czy numeracja w wFirma jest ustawiona tak, jak chce firma.
Mapowania. Statusy sklepu na zdarzenia w wFirma, formy płatności, stawki VAT, kraje dla sprzedaży zagranicznej.
Testy na kopii. Kilkadziesiąt zamówień testowych w sklepie, w tym zwroty, anulowania i pobrania. Porównujemy dokumenty z oczekiwaniami księgowej.
Start i pierwszy miesiąc. Dziennik operacji w panelu sklepu, codzienny raport dokumentów bez pary i powiadomienia o błędach.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy produkty muszą być prowadzone w wFirma?

Nie muszą. Integracja może przesyłać pozycje z nazwą i ceną z zamówienia. Jeśli jednak prowadzisz w wFirma magazyn, lepiej dopasować pozycje do kartotek, bo wtedy stany też się zgadzają.

Czy klient dostaje fakturę od razu po zakupie?

Zwykle po zaksięgowaniu płatności, czyli w ciągu minut przy płatności online. Integracja wysyła PDF mailem ze sklepu i pokazuje go w koncie klienta.

Co z fakturą dla konsumenta w KSeF?

To opcja, nie obowiązek. Większość sklepów wystawia konsumentom dokument poza systemem. Jeśli zdecydujesz się na KSeF także dla konsumentów, klient i tak dostaje PDF z kodem QR, bo nie ma dostępu do systemu.

Czy integracja działa z biurem rachunkowym?

Tak. Biuro widzi w wFirma gotowe dokumenty i rozliczone płatności, więc nie musi nic importować. Warto tylko ustalić z biurem reguły przed startem, bo to ono będzie z nich korzystać.

Chcesz, żeby każde zamówienie ze sklepu miało dokument w wFirma, łącznie ze zwrotami i korektami? Opisz, jak dziś wystawiasz faktury, a zaproponujemy przebieg integracji. Zobacz, jak robimy integracje z ERP i programami księgowymi.

Zapytaj o integrację z wFirma