Fakturownia i PrestaShop: jak wystawić fakturę w 10 sekund od zamówienia

Fakturownia to jeden z najpopularniejszych programów do fakturowania w polskich małych firmach, a PrestaShop jeden z najpopularniejszych silników sklepów. Połączenie obu wydaje się proste: zamówienie w sklepie, faktura w Fakturowni. W praktyce zamówień jest kilka rodzajów, a każdy wymaga trochę innego dokumentu. Dobrze ustawiona integracja wystawia fakturę w kilka sekund od zaksięgowania płatności i nie wymaga, żeby ktoś na nią patrzył.

Dlaczego faktura ma powstawać w Fakturowni, a nie w sklepie

PrestaShop generuje własne faktury w PDF. Dla wielu sklepów to wystarcza na start, ale szybko okazuje się, że te dokumenty trzeba jakoś przenieść do księgowości, a ich numeracja żyje własnym życiem. Fakturownia jest programem do dokumentów: ma serie numeracji, korekty, obsługę walut, wysyłkę do klienta, połączenie z KSeF i eksport dla księgowej. Dlatego w integracjach ustalamy jasno: sklep sprzedaje, Fakturownia dokumentuje.

Druga korzyść to porządek w czasie. Faktura powstaje w chwili, gdy sprzedaż jest pewna, czyli po zaksięgowaniu płatności, i trafia do klienta automatycznie. Nikt nie musi pamiętać o wystawieniu jej w poniedziałek za zamówienia z weekendu.

Pięć scenariuszy, które integracja musi rozróżnić

Zanim włączysz automat, przejdź z księgową przez poniższe przypadki. Każdy z nich ma inny dokument, inny moment wystawienia albo inną serię numeracji.

Scenariusz	Dokument w Fakturowni	Moment	Na co uważać
Klient firmowy z Polski, podał NIP	faktura VAT	po płatności	od 2026 faktura przechodzi przez KSeF
Konsument z Polski	faktura imienna albo paragon z kasy, zależnie od firmy	po płatności lub przy wysyłce	KSeF dla konsumenta jest opcją, nie obowiązkiem
Firma z innego kraju UE z ważnym numerem VAT UE	faktura ze stawką właściwą dla transakcji wewnątrzwspólnotowej	po płatności	weryfikacja numeru VAT UE klienta
Konsument z innego kraju UE	faktura ze stawką VAT kraju klienta w procedurze OSS, jeśli firma ją stosuje	po płatności	stawka zależy od kraju dostawy, nie od kraju sklepu
Klient poza UE	faktura eksportowa	przy wysyłce	dokumenty celne i stawka według ustaleń z księgową

Numeracja i serie dokumentów

Fakturownia pozwala prowadzić kilka serii numeracji. Najczęściej ustawiamy osobną serię dla sprzedaży ze sklepu, żeby łatwo odróżnić ją od faktur wystawianych ręcznie, np. za usługi. Niektóre firmy chcą osobnych serii dla sprzedaży krajowej i zagranicznej. Serie ustaw przed startem integracji i nie zmieniaj ich w trakcie roku, bo każda zmiana to pytania ze strony księgowej i urzędu.

Co się dzieje z numerem w sklepie

PrestaShop ma własny licznik faktur. Przy integracji z Fakturownią wyłączamy generowanie faktur w sklepie albo zostawiamy je tylko jako dokument pomocniczy, a w koncie klienta i w mailu pokazujemy numer i PDF z Fakturowni. Klient widzi jeden dokument, księgowa ma jedną serię.

Waluty i ceny

Jeśli sklep sprzedaje w euro, a Fakturownia prowadzi dokumenty w złotych, trzeba ustalić, co trafia na fakturę. Zwykle faktura jest w walucie zamówienia, bo tak klient widział cenę, a kwota VAT dodatkowo w złotych według kursu z dnia poprzedzającego wystawienie. Fakturownia potrafi to policzyć, ale integracja musi przekazać walutę i datę, a nie tylko kwoty.

Druga sprawa to zaokrąglenia. PrestaShop liczy podatek od sumy koszyka albo od pozycji, zależnie od ustawień. Fakturownia liczy po swojemu. Różnica jednego grosza między zamówieniem a fakturą wygląda niegroźnie, dopóki klient nie zapyta, dlaczego zapłacił inną kwotę niż na dokumencie. Metodę liczenia ujednolicamy na etapie testów.

Zwroty, korekty i anulowania

Konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy, a Ty 14 dni na zwrot pieniędzy. Każdy zwrot to korekta w Fakturowni. Integracja powinna obsługiwać trzy przypadki: zwrot całości, zwrot części pozycji oraz anulowanie przed wysyłką, gdy faktura już powstała. W PrestaShop pracownik zaznacza, które pozycje wracają, a integracja wystawia korektę tylko dla nich i zapisuje jej numer przy zamówieniu.

• Zwrot całości: korekta do zera, zwrot pieniędzy przez bramkę, status „zwrócone” w sklepie.
• Zwrot części: korekta wybranych pozycji, decyzja o koszcie dostawy według regulaminu sklepu.
• Anulowanie przed wysyłką: jeśli faktura nie powstała, nic nie robimy. Jeśli powstała, korekta do zera.
• Zmiana danych nabywcy po wystawieniu: nota korygująca albo korekta, zależnie od zakresu zmiany, zgodnie z tym, co ustali księgowa.

KSeF: co zmienia się w przepływie

Od 1 lutego 2026 KSeF jest obowiązkowy dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych, a od 1 stycznia 2027 dla najmniejszych. Faktura dla firmy, która podała NIP, musi trafić do systemu. Faktura dla konsumenta jest w KSeF opcją. Do końca 2026 trwa okres przejściowy bez kar za błędy. Komunikację z KSeF prowadzi Fakturownia, integracja ze sklepem nie łączy się z systemem bezpośrednio.

W przepływie zmienia się jedno: moment, w którym mówimy klientowi „masz fakturę”. Dla klienta B2B faktura jest wystawiona po przyjęciu przez KSeF i nadaniu numeru. Integracja powinna więc odpytywać Fakturownię o status dokumentu i dopiero po nadaniu numeru KSeF pobrać PDF z kodem QR i wysłać go klientowi. Jeśli KSeF ma przestój, dokument czeka w Fakturowni, a klient dostaje informację, że faktura jest w przygotowaniu. Dla konsumenta nic się nie zmienia poza tym, że na PDF może pojawić się kod QR, jeśli zdecydujesz się wysyłać faktury konsumenckie do systemu.

Dziesięć sekund od płatności do faktury w skrzynce klienta to nie magia. To skutek tego, że wszystkie decyzje zostały podjęte wcześniej i zapisane w tabeli, a nie w głowie pracownika.

Jak uruchomić integrację krok po kroku

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy mogę nadal wystawiać część faktur ręcznie w Fakturowni?

Tak, np. za usługi czy sprzedaż poza sklepem. Dlatego zalecamy osobną serię dla sklepu, żeby dokumenty automatyczne i ręczne łatwo było rozróżnić.

Co z fakturą do paragonu?

Jeśli sklep ma kasę fiskalną i konsument prosi o fakturę, integracja może wystawić fakturę do paragonu na podstawie numeru paragonu zapisanego przy zamówieniu. Wymaga to, żeby numer paragonu trafiał do sklepu.

Czy klient B2B dostaje fakturę od razu po zapłacie?

Dostaje ją po nadaniu numeru KSeF, czyli zwykle w ciągu minut. Przy przestoju KSeF dokument czeka, a klient widzi status „faktura w przygotowaniu”.

Co jeśli płatność nie przyszła, a klient wybrał przelew tradycyjny?

Integracja czeka na zmianę statusu płatności w sklepie. Faktura powstaje dopiero po zaksięgowaniu, chyba że księgowa zdecyduje inaczej dla konkretnej formy płatności.