Automatyczne etykiety InPost, DPD, DHL: jak zejść do zera kliknięć

W wielu sklepach etykieta kurierska powstaje tak: pracownik otwiera zamówienie, kopiuje adres, przełącza się do panelu przewoźnika, wkleja, wybiera gabaryt, klika „zamów”, pobiera PDF, drukuje, wraca do sklepu i wpisuje numer przesyłki. Dziesięć kliknięć i dwie minuty na paczkę. Przy 150 paczkach dziennie to pięć godzin pracy, którą program wykona w sekundę i bez literówek.

W skrócie

InPost, DPD, DHL i pozostali przewoźnicy udostępniają API. Integracja pobiera dane z zamówienia, zamawia przesyłkę i odbiera etykietę bez udziału człowieka.
Zero kliknięć wymaga spisanych reguł: który przewoźnik, jaki gabaryt, kiedy pobranie, co z paczką za granicę.
Gabaryt wylicza się z wymiarów i wagi produktów w kartotece. Bez tych danych automat nie zadziała.
Etykieta zwrotna może powstawać tą samą drogą, na żądanie klienta z formularza zwrotu.

Jak działa integracja z API przewoźnika

Każdy duży przewoźnik ma interfejs programistyczny. Sklep lub OMS wysyła do niego dane przesyłki: adres, telefon, e-mail odbiorcy, wymiary, wagę, typ usługi, ewentualnie kwotę pobrania lub numer paczkomatu. W odpowiedzi dostaje numer przesyłki i plik etykiety. Następnie integracja zapisuje numer w zamówieniu, drukuje etykietę i zmienia status na „gotowe do nadania”. Pod koniec dnia zamyka protokół odbioru albo zgłasza kuriera.

Różnice między przewoźnikami są w szczegółach. InPost wymaga numeru paczkomatu i rozróżnia gabaryty A, B, C przy paczkomatach. DPD i DHL pracują na wymiarach i wadze oraz mają osobne usługi na pobranie, dostawę do punktu i przesyłki międzynarodowe. Każdy inaczej obsługuje błędy: brak numeru telefonu, zły kod pocztowy, zbyt długie pole adresu. Dobra integracja tłumaczy te błędy na zrozumiały komunikat i pokazuje je na liście do ręcznego poprawienia zamiast blokować całą wysyłkę.

Reguły wyboru przewoźnika

Klient wybiera metodę dostawy w koszyku, ale to nie to samo co wybór przewoźnika. „Kurier” w sklepie może oznaczać DPD dla lekkich paczek i DHL dla ciężkich, albo innego przewoźnika dla konkretnego województwa, gdzie ma lepszą terminowość. Reguły spisuje się raz, a potem system stosuje je do każdego zamówienia.

Warunek	Przykładowa reguła
Metoda dostawy w koszyku	Paczkomat → InPost; Kurier → DPD; Kurier do 30 kg+ → DHL
Waga paczki	do 1 kg paczkomat gabaryt A, do 5 kg gabaryt B, powyżej kurier
Kraj	Polska → krajowy przewoźnik; UE → usługa międzynarodowa DPD lub DHL
Pobranie	pobranie tylko kurierem, kwota z zamówienia, bez pobrania przy opłaconym
Wartość zamówienia	powyżej ustalonej kwoty dodatkowe ubezpieczenie
Kanał sprzedaży	zamówienie z Allegro → przewoźnik zgodny z wyborem kupującego w ofercie
Zapasowy przewoźnik	gdy API jednego nie odpowiada przez 10 minut, przełącz na drugiego dla tej samej metody

Im więcej reguł, tym mniej wyjątków do ręcznej obsługi. Zaczynamy zwykle od pięciu lub sześciu, a przez pierwszy miesiąc dopisujemy kolejne na podstawie listy zamówień, które automat odłożył na bok.

Gabaryty: dane, bez których automat nie ruszy

Najczęstszy powód, dla którego automatyzacja etykiet się nie udaje, to brak wymiarów i wagi w kartotece produktów. System nie wyliczy gabarytu paczkomatowego ani nie dobierze usługi kuriera, jeśli nie wie, co jest w paczce. Uzupełnienie tych danych dla całego katalogu bywa bardziej pracochłonne niż sama integracja, ale jest konieczne.

Jak liczyć gabaryt zamówienia z kilku produktów

Prosty algorytm sumuje wagę i objętość, dodaje zapas na opakowanie i porównuje z granicami gabarytów. Dla paczkomatów sprawdza, czy najdłuższy wymiar mieści się w skrytce. Przy produktach, które nie mogą jechać razem (szkło z ciężkimi elementami), reguła dzieli zamówienie na dwie paczki. Przy produktach gabarytowych, które zawsze idą osobno, flaga w kartotece przerywa łączenie.

Co gdy danych nie da się uzupełnić od razu

Działamy etapami. Produkty z pełnymi danymi idą automatycznie. Produkty bez danych trafiają na listę „do potwierdzenia gabarytu”, pracownik wybiera gabaryt raz, a system zapamiętuje go dla tego produktu. Po kilku tygodniach lista pustoszeje sama.

Z naszej praktyki

Sklep z akcesoriami do domu, około 180 paczek dziennie, trzy przewoźnicy. Etykiety robiły dwie osoby po około dwie godziny każda. Po spisaniu dziewięciu reguł i uzupełnieniu wymiarów dla 1400 produktów integracja generuje etykiety od razu po opłaceniu, a drukarka przy stole pakowania drukuje je w kolejności zbiórki. Pracownicy obsługują ręcznie średnio cztery zamówienia dziennie: zagraniczne z nietypowym adresem i te z komentarzem klienta. Czas na etykiety spadł z czterech godzin do około dwadzieścia minut.

Zwroty tą samą drogą

Etykieta zwrotna to ta sama integracja, tylko w odwrotnym kierunku. Klient wypełnia formularz zwrotu w sklepie, system tworzy przesyłkę zwrotną u przewoźnika i wysyła klientowi etykietę w PDF albo kod do nadania w paczkomacie bez drukowania. Gdy paczka dotrze, numer zwrotu łączy się z zamówieniem i magazyn wie, co ma przyjąć i sprawdzić. Bez tego klient dzwoni, pracownik szuka zamówienia, generuje etykietę ręcznie i wysyła e-mailem.

Reguły dla zwrotów są prostsze: zwykle jeden przewoźnik, jeden gabaryt domyślny z możliwością zmiany, oraz decyzja, kto płaci. Koszt zwrotu można potrącić z kwoty do oddania klientowi, jeśli regulamin tak przewiduje i klient został o tym poinformowany przed zakupem.

Wdrożenie krok po kroku

Krok po kroku

Umowy i dostępy API. Każdy przewoźnik wymaga umowy i klucza API. Załatwienie tego trwa od dnia do dwóch tygodni, zależnie od przewoźnika.
Spisanie reguł. Siadamy z osobą, która dziś robi etykiety, i spisujemy, jak decyduje. Zwykle wychodzi więcej reguł, niż ktokolwiek się spodziewał.
Uzupełnienie wymiarów i wag. Z kartoteki, od producenta, albo z pomiaru przy przyjęciu towaru. Zaczynamy od produktów, które sprzedają się najczęściej.
Integracja w trybie testowym. Przewoźnicy mają środowiska testowe. Generujemy setki etykiet na sucho i porównujemy z decyzjami pracownika.
Start z podglądem. Pierwszy tydzień system proponuje etykietę, a człowiek zatwierdza jednym kliknięciem. Wyłapujemy błędne reguły.
Zero kliknięć. Zatwierdzanie wyłączamy. Ręcznie obsługiwane są tylko zamówienia odłożone przez system.

Wskazówka

Ustaw drukowanie etykiet w kolejności listy zbiórki, a nie w kolejności zamówień. Pakujący bierze kolejną etykietę ze stosu i ma pewność, że pasuje do kolejnej paczki z wózka. To drobiazg, który eliminuje najczęstszą pomyłkę przy pakowaniu: etykietę z sąsiedniego zamówienia.

Etykieta to nie dokument do wygenerowania. To decyzja: czym wysłać, w czym i za ile. Automatyzacja polega na spisaniu tej decyzji raz.

Gdzie najczęściej coś się psuje

Telefon w złym formacie. Przewoźnik wymaga dziewięciu cyfr, klient wpisał spacje albo prefiks. Integracja powinna czyścić numer przed wysłaniem.
Za długa nazwa ulicy lub firmy. Pola w API mają limity znaków. System dzieli adres na dwie linie albo oznacza zamówienie do ręcznego sprawdzenia.
Zmiana paczkomatu po zamówieniu. Klient pisze, że chce inny punkt. Jeśli etykieta już powstała, trzeba ją anulować i wygenerować nową, a to powinno być jedno kliknięcie, nie pięć.
Awaria API przewoźnika. Zdarza się. Integracja musi ponawiać próbę i po ustalonym czasie dać znać człowiekowi, zamiast cicho czekać.
Zmiana cennika lub usługi. Przewoźnik wycofuje usługę albo zmienia jej kod. Bez monitoringu etykiety przestaną powstawać dla jednej metody dostawy i nikt tego nie zauważy do telefonu od klienta.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy potrzebuję BaseLinkera, żeby mieć automatyczne etykiety?

Nie. BaseLinker ma gotowe integracje z przewoźnikami i jest wygodnym wyborem, ale to samo da się zrobić modułem w PrestaShop albo własnym skryptem, który rozmawia z API przewoźników bezpośrednio.

Czy da się mieć jedną umowę zamiast kilku?

Są brokerzy kurierscy, którzy dają jedno API dla wielu przewoźników. Upraszcza to start, ale zwykle kosztuje więcej przy większym wolumenie i ogranicza dostęp do niektórych usług.

Co z zamówieniami z Allegro?

Zamówienia z Allegro mają określoną przez kupującego metodę dostawy. Integracja odczytuje ją i dobiera przewoźnika zgodnie z nią, a numer przesyłki odsyła do Allegro automatycznie.

Ile trwa wdrożenie?

Przy jednym przewoźniku i uzupełnionych wymiarach produktów około tygodnia. Przy trzech przewoźnikach, zwrotach i brakujących danych od trzech do sześciu tygodni, z czego najwięcej zajmuje uzupełnianie kartotek.

Policz, ile godzin tygodniowo zajmują u Ciebie etykiety. Jeśli więcej niż kilka, napisz, jakich przewoźników używasz i ile paczek wysyłacie. Pokażemy, jak zejść do zera kliknięć. Zobacz, jak automatyzujemy wysyłkę.

Zapytaj o automatyczne etykiety