OMS: czym jest system zarządzania zamówieniami i kiedy go potrzebujesz

OMS, czyli system zarządzania zamówieniami, to warstwa między sklepem, marketplace’ami, magazynem i kurierami. Zbiera zamówienia ze wszystkich kanałów w jednym miejscu, pilnuje ich statusów i wykonuje za pracownika powtarzalne czynności: rezerwację towaru, wydruk etykiety, wysłanie powiadomienia, przekazanie danych do programu księgowego. Do pewnej skali da się bez niego żyć. Potem każdy dzień bez OMS kosztuje godziny ręcznej pracy i błędy, które widzi klient.

Objawy, że sklep dojrzał do OMS

Większość właścicieli sklepów nie szuka OMS, bo nie zna tego skrótu. Szukają sposobu na konkretny ból. Jeśli rozpoznajesz u siebie trzy z poniższych sytuacji, to jest ten moment.

• Pracownik rano otwiera trzy panele: sklep, Allegro, Empik albo inny marketplace, i przepisuje zamówienia do arkusza lub do programu magazynowego.
• Etykiety kurierskie generujecie ręcznie, kopiując adres z zamówienia do panelu przewoźnika.
• Zdarza się sprzedać towar, którego nie ma, bo stan zmniejszył się w jednym kanale, a drugi o tym nie wiedział.
• Klient pyta „gdzie moja paczka”, a odpowiedź wymaga sprawdzenia w dwóch systemach.
• Nie wiesz, ile zamówień czeka na wysyłkę, ile jest w trakcie kompletacji, a ile wstrzymanych z powodu braku towaru.
• Faktury wystawiane są ręcznie na podstawie zamówienia, a numer faktury trzeba potem wpisać w sklepie.
• Przy większej akcji promocyjnej, np. przed świętami, obsługa zamówień nie nadąża i wysyłka opóźnia się o dzień lub dwa.

Każda z tych sytuacji z osobna jest do zniesienia. Razem oznaczają, że firma utrzymuje etat lub pół etatu na pracę, którą może wykonać program.

Co właściwie robi OMS

Nazwa brzmi groźnie, ale zakres jest prosty. OMS stoi w środku i rozmawia z każdym systemem wokół: ze sklepem, z marketplace’ami, z programem magazynowym lub ERP, z przewoźnikami i z systemem do faktur. Jego praca dzieli się na cztery obszary.

Zbieranie zamówień w jednym miejscu

Zamówienie ze sklepu, z Allegro i z Empiku wygląda inaczej, ma inne pola i inne statusy. OMS sprowadza je do wspólnego formatu, dopasowuje produkty po symbolu lub kodzie EAN i pokazuje na jednej liście. Pracownik widzi, co trzeba wysłać dzisiaj, niezależnie od źródła.

Pilnowanie statusów

Nowe, opłacone, w kompletacji, zapakowane, wysłane, doręczone, zwrócone. OMS prowadzi zamówienie przez te etapy i odsyła status z powrotem tam, skąd zamówienie przyszło. Klient na Allegro widzi numer przesyłki bez ręcznego wpisywania, sklep oznacza zamówienie jako wysłane.

Automatyzacja czynności

Tu jest największa oszczędność czasu. Po opłaceniu zamówienia OMS rezerwuje towar, wybiera przewoźnika według reguł, generuje etykietę, wystawia fakturę lub paragon przez program księgowy i wysyła klientowi powiadomienie. Pracownik dostaje gotową listę do zbiórki i wydrukowane etykiety.

Raportowanie

Ile zamówień dziennie z każdego kanału, jaki średni czas od opłacenia do wysyłki, ile zwrotów, które produkty generują problemy. Bez OMS te dane są rozsiane po kilku panelach i nikt ich nie składa w całość.

Zadanie	Bez OMS	Z OMS
Pobranie zamówień z 3 kanałów	ręcznie, 3 panele	automatycznie, co kilka minut
Aktualizacja stanów po sprzedaży	ręcznie lub z opóźnieniem	od razu, we wszystkich kanałach
Etykieta kurierska	kopiowanie adresu do panelu przewoźnika	generowana według reguły, jeden klik lub zero
Faktura	ręcznie w programie księgowym	automatycznie po wysyłce
Numer przesyłki dla klienta	przepisywany do sklepu i marketplace’u	odsyłany automatycznie
Raport dzienny	arkusz robiony ręcznie	gotowy w panelu

Gotowy OMS jak BaseLinker czy własny

Na polskim rynku najpopularniejszym gotowym OMS jest BaseLinker. Ma gotowe integracje z większością marketplace’ów, sklepów, przewoźników i programów księgowych. Dla sklepu, który sprzedaje standardowy towar z jednego magazynu, to zwykle najlepszy wybór na start. Wdrożenie trwa dni, a nie tygodnie.

Własny OMS ma sens, gdy proces w firmie odbiega od standardu i próba wciśnięcia go w gotowe narzędzie kończy się obejściami, których po roku nikt nie rozumie.

Kiedy gotowe narzędzie wystarczy

• Jeden magazyn, produkty bez skomplikowanych kompletów.
• Do kilkuset zamówień dziennie.
• Standardowi przewoźnicy i standardowy obieg dokumentów.
• Zespół, który chce mieć wszystko w jednym znanym panelu i nie planuje głębokich zmian procesu.

Kiedy lepszy jest OMS pisany pod firmę

• Kilka magazynów albo magazyn własny plus hurtownia w dropshippingu, z regułami, skąd wysyłać.
• Komplety, produkty na zamówienie, towar cięty na wymiar, usługi dodatkowe przy zamówieniu.
• Sprzedaż B2B z limitami kupieckimi, odroczonymi płatnościami i częściowymi wysyłkami.
• Wymóg trzymania danych klientów na własnym serwerze albo w konkretnej lokalizacji.
• ERP, którego gotowe narzędzie nie obsługuje, albo obsługuje tylko w podstawowym zakresie.
• Koszt abonamentu przy dużym wolumenie zaczyna przewyższać koszt własnego rozwiązania.

Jak wygląda wdrożenie

OMS nie jest po to, żeby pracownik miał mniej pracy. Jest po to, żeby pracownik robił tylko to, czego program zrobić nie może: decydował w przypadkach nietypowych.

Czego OMS nie zrobi

OMS zarządza zamówieniami, a nie magazynem. Nie powie, na której półce leży towar, nie poprowadzi zbiórki wielu zamówień jednocześnie i nie zrobi inwentaryzacji. Do tego służy WMS, który przy małym magazynie często jest częścią tego samego wdrożenia. OMS nie zastąpi też programu księgowego ani ERP. Wystawia dokumenty przez ich API, ale księgowanie i rozliczenia zostają tam, gdzie były.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy OMS to to samo co BaseLinker?

BaseLinker to jeden z gotowych systemów OMS, najpopularniejszy w Polsce. OMS to kategoria narzędzi. Można mieć OMS bez BaseLinkera, np. własny, i można używać BaseLinkera jako OMS.

Od jakiej liczby zamówień OMS się opłaca?

Nie ma jednego progu. Przy jednym kanale i 20 zamówieniach dziennie zwykle wystarczy dobra konfiguracja sklepu. Przy dwóch kanałach OMS opłaca się już od kilkudziesięciu zamówień dziennie, bo eliminuje nadsprzedaż.

Czy OMS zastąpi program magazynowy?

Nie. OMS pilnuje zamówień, program magazynowy lub ERP pilnuje stanów, dokumentów i rozliczeń. Oba są potrzebne i muszą być połączone.

Ile trwa wdrożenie?

Gotowe narzędzie przy standardowym procesie od kilku dni do dwóch tygodni. Własny OMS od sześciu tygodni w górę, zależnie od liczby integracji. Większość czasu to porządkowanie danych i testy, nie programowanie.