WMS w małym magazynie: od 200 zamówień dziennie ma to sens

WMS kojarzy się z halą na dziesięć tysięcy metrów i wózkami widłowymi. W praktyce prosty system zarządzania magazynem przynosi największą zmianę właśnie w małych firmach: tam, gdzie magazyn to 150 metrów i trzy osoby, a towar leży „tam, gdzie zawsze”. Granica, przy której to się opłaca, leży niżej, niż większość właścicieli sklepów zakłada.

W skrócie

Przy około 200 zamówieniach dziennie magazyn bez lokalizacji i skanowania zaczyna gubić czas i towar. To moment na WMS.
Cztery funkcje robią różnicę: lokalizacje, skanowanie przy zbiórce i pakowaniu, zbiórka wielu zamówień naraz, inwentaryzacja ciągła.
WMS nie wymaga drogiego sprzętu. Wystarczy telefon lub tani skaner i drukarka etykiet.
Największa pułapka to wdrożenie bez uporządkowania towaru na półkach. System będzie tak dobry, jak dane, które mu podasz.

Po czym poznać, że magazyn przestał się skalować

Mały magazyn działa dobrze, dopóki zna go jedna osoba. Wie, że koszulki są na regale przy oknie, a części zamienne w kartonie pod stołem. Problemy pojawiają się, gdy ta osoba idzie na urlop, gdy przychodzi nowy pracownik, albo gdy zamówień jest na tyle dużo, że pamięć nie wystarcza.

Nowy pracownik potrzebuje kilku tygodni, zanim zacznie pakować w normalnym tempie.
Pomyłki w wysyłkach: zły rozmiar, zły kolor, brak jednej pozycji w zamówieniu wieloproduktowym.
Stan w systemie mówi, że towar jest, a na półce go nie ma. Albo odwrotnie.
Inwentaryzacja raz w roku zajmuje weekend i kończy się korektami, których nikt nie umie wytłumaczyć.
Zbiórka zamówienia to spacer po całym magazynie, bo pracownik idzie od pozycji do pozycji w kolejności z wydruku.
W szczycie sezonu paczki wychodzą z opóźnieniem, mimo że ludzi jest tyle samo, co zwykle.

Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie te problemy są irytujące. Przy dwustu stają się kosztem, który da się policzyć: w zwrotach, ponownych wysyłkach i nadgodzinach.

Cztery funkcje WMS, które naprawdę zmieniają pracę

Lokalizacje

Każda półka dostaje adres, np. A-03-2 (regał A, sekcja 3, poziom 2), a każda sztuka towaru przyjęta na magazyn jest przypisana do lokalizacji. System wie, gdzie co leży, więc nie musi tego wiedzieć człowiek. Nowy pracownik pakuje od pierwszego dnia, bo lista zbiórki mówi mu dokładnie, gdzie iść. Lokalizacje pozwalają też trzymać ten sam produkt w dwóch miejscach: w strefie szybkiej zbiórki i w zapasie na górnych półkach.

Skanowanie

Skaner przy zbiórce i pakowaniu to najprostsza ochrona przed pomyłkami. Pracownik skanuje lokalizację, potem kod produktu, a system potwierdza, że to właściwa pozycja. Przy pakowaniu skanuje każdą sztukę jeszcze raz. Zamówienie nie zostanie zamknięte, dopóki wszystko się nie zgadza. Wystarczy telefon z aplikacją albo skaner Bluetooth. Drukarka etykiet drukuje kody na lokalizacje i na produkty bez własnego kodu EAN.

Zbiórka wielu zamówień naraz

Zamiast chodzić po magazynie osobno dla każdego zamówienia, pracownik zbiera dwadzieścia zamówień w jednym przebiegu. System układa trasę po lokalizacjach w kolejności regałów, a towar trafia do wózka z przegródkami. Przy pakowaniu system mówi, co z której przegródki idzie do której paczki. W małym magazynie to skraca czas zbiórki dwu- lub trzykrotnie. Warianty: zbiórka falowa (partiami co godzinę), zbiórka według przewoźnika (najpierw wszystko na odbiór InPostu, potem DPD), zbiórka jednopozycyjnych zamówień osobno, bo one pakują się najszybciej.

Inwentaryzacja ciągła

Zamiast zamykać magazyn raz w roku, system codziennie wskazuje kilka lokalizacji do przeliczenia. Pracownik skanuje półkę, liczy, wpisuje. W ciągu kwartału cały magazyn jest przeliczony, a różnice wychodzą na bieżąco, gdy jeszcze da się ustalić przyczynę. Dodatkowo każdy stan zerowy przy zbiórce wywołuje natychmiastowe sprawdzenie lokalizacji.

Etap	Bez WMS	Z WMS
Wdrożenie nowego pracownika	kilka tygodni	jeden dzień
Zbiórka 20 zamówień	20 przebiegów po magazynie	1 przebieg z wózkiem
Kontrola pakowania	wzrokowa	skan każdej sztuki
Przyjęcie dostawy	odłożenie „gdzie jest miejsce”	przypisanie do lokalizacji ze skanem
Inwentaryzacja	raz w roku, zamknięcie magazynu	codziennie kilka lokalizacji
Różnice stanów	wychodzą po miesiącach	wychodzą tego samego dnia

Dlaczego 200 zamówień dziennie

To nie jest sztywna granica, ale przy tej skali rachunek zaczyna się zgadzać. Dwieście zamówień to zwykle dwie lub trzy osoby na magazynie. Jeśli zbiórka wielozamówieniowa skraca czas o połowę, odzyskujesz równowartość jednego etatu. Jeśli skanowanie zmniejsza liczbę pomyłek z kilku dziennie do kilku w miesiącu, oszczędzasz koszt ponownych wysyłek i zwrotów. Jeśli inwentaryzacja ciągła eliminuje weekend zamknięcia, zyskujesz dwa dni sprzedaży.

Poniżej 100 zamówień dziennie WMS też może mieć sens, jeśli masz dużo podobnych produktów (odzież w rozmiarach, części z podobnymi symbolami) albo wysoką wartość pomyłki. Powyżej 500 zamówień dziennie WMS przestaje być wyborem, a staje się warunkiem pracy.

Z naszej praktyki

Sklep z odzieżą sportową, około 250 zamówień dziennie, trzy osoby na magazynie 180 metrów. Przed wdrożeniem pomyłki w rozmiarach stanowiły około 3 procent wysyłek, a każda kosztowała dwie przesyłki i rozmowę z klientem. Wprowadziliśmy lokalizacje na wszystkich regałach, skanowanie telefonami i zbiórkę po 25 zamówień z wózkiem na sześć przegródek. Po dwóch miesiącach pomyłki spadły poniżej pół procenta, a dzienna wysyłka kończyła się o 14, a nie o 17. Czwartej osoby, którą firma planowała zatrudnić na sezon, nie było trzeba.

Jak wdrożyć WMS w małym magazynie

Krok po kroku

Uporządkuj towar fizycznie. Zanim system dostanie lokalizacje, regały muszą mieć sens: szybko rotujące produkty blisko stołu pakowania, zapas wyżej lub dalej, podobne produkty rozdzielone.
Oznacz lokalizacje. Etykiety z kodem na każdej półce. Nazwa musi być czytelna dla człowieka i jednoznaczna dla skanera.
Zrób inwentaryzację otwarcia. Każda sztuka trafia do systemu z lokalizacją. To najbardziej pracochłonny etap, zwykle jeden lub dwa dni przy małym magazynie.
Połącz WMS z resztą. Zamówienia przychodzą z OMS lub sklepu, stany wracają do sklepu, marketplace’ów i programu księgowego. Bez tej integracji WMS jest wyspą.
Zacznij od zbiórki jednopozycyjnej. Pierwszy tydzień zespół uczy się skanowania na prostych zamówieniach. Zbiórkę wielozamówieniową włączamy w drugim tygodniu.
Uruchom inwentaryzację ciągłą. Od pierwszego dnia kilka lokalizacji dziennie. Po kwartale magazyn jest przeliczony bez zamykania.

Uwaga

Nie wdrażaj WMS w szczycie sezonu. Pierwsze dwa tygodnie zespół pracuje wolniej, bo uczy się skanować i ufać systemowi zamiast pamięci. Najlepszy moment to spokojny miesiąc, dwa lub trzy miesiące przed szczytem.

Magazyn bez lokalizacji działa na pamięci jednej osoby. WMS przenosi tę pamięć do systemu, żeby każdy mógł z niej korzystać.

Sprzęt i koszty

Mały WMS nie potrzebuje terminali za kilka tysięcy złotych. Standardowy zestaw to telefon z Androidem z aplikacją webową lub natywną, skaner Bluetooth dla wygody przy dużych ilościach, drukarka etykiet termicznych i wózek z przegródkami. Oprogramowanie to albo moduł gotowego OMS, albo własna aplikacja, jeśli proces jest nietypowy. Przy prostym magazynie koszt sprzętu zwraca się w pierwszym miesiącu z samych pomyłek, których nie trzeba naprawiać. Konkretne widełki wdrożenia znajdziesz w cenniku.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy WMS wymaga wymiany programu magazynowego?

Nie. WMS zarządza fizycznym rozmieszczeniem i ruchem towaru. Program magazynowy lub ERP pozostaje źródłem stanów i dokumentów. Łączymy je, żeby każda zbiórka i przyjęcie trafiały do ERP automatycznie.

Czy mogę skanować zwykłym telefonem?

Tak. Kamera telefonu czyta kody EAN i QR wystarczająco szybko przy kilkuset skanach dziennie. Skaner Bluetooth przydaje się przy tysiącach skanów, bo oszczędza czas na celowanie.

Co z produktami bez kodu EAN?

Drukujemy własne kody na etykietach termicznych przy przyjęciu towaru. System nadaje unikalny kod każdemu produktowi lub wariantowi.

Czy WMS da się dodać do BaseLinkera?

BaseLinker ma własne funkcje magazynowe z lokalizacjami i zbiórką. Dla standardowego magazynu to często wystarcza. Przy nietypowym procesie piszemy własny WMS i łączymy go z BaseLinkerem jako źródłem zamówień.

Jeśli magazyn hamuje wysyłkę, opisz, ile paczek dziennie wysyłacie i jak dziś wygląda zbiórka. Podpowiemy, co da największą zmianę za najmniejsze pieniądze. Zobacz, jak automatyzujemy magazyn i zamówienia.

Zapytaj o WMS dla małego magazynu