Optima i Allegro przez BaseLinker: jak wygląda pełny obieg zamówienia

Allegro przynosi zamówienia, BaseLinker je zbiera i obsługuje wysyłkę, Comarch ERP Optima prowadzi magazyn i wystawia dokumenty. Trzy systemy, trzy panele i jedno zamówienie, które musi przez nie przejść bez ręcznego przepisywania. W teorii wszystko jest „zintegrowane”. W praktyce większość firm ma w tym obiegu dwa lub trzy miejsca, w których ktoś klika ręcznie, i nie wie, co się stanie, gdy ta osoba zachoruje.

Kto za co odpowiada w tym układzie

Zanim prześledzimy obieg, ustalmy role. BaseLinker łączy się z Allegro i innymi kanałami, zbiera zamówienia w jednym miejscu, nadaje przesyłki, drukuje etykiety i wysyła klientom wiadomości. Optima prowadzi kartotekę towarów, stany, rezerwacje, dokumenty magazynowe i sprzedaży oraz księgowość. Łącznik między nimi, gotowy albo pisany pod firmę, przenosi zamówienia do Optimy i statusy z powrotem. O samej Optimie w połączeniu ze sklepem pisaliśmy w artykule o Comarch Optima i sklepie internetowym.

Zadanie	Allegro	BaseLinker	Optima
Oferta i cena dla kupującego	pokazuje	wystawia i aktualizuje	źródło ceny bazowej
Stan magazynowy	pokazuje	rozsyła do kanałów	źródło stanu dostępnego
Przyjęcie zamówienia	przyjmuje	pobiera i grupuje	dostaje jako dokument
Płatność	obsługuje	oznacza opłacone	rozlicza dokument
Kompletacja i wysyłka	–	etykieta, list przewozowy	dokument wydania
Dokument sprzedaży	–	opcjonalnie, odradzamy	faktura lub paragon
Status dla kupującego	pokazuje	wysyła	źródło zdarzeń
Zwrot	zgłasza kupujący	rejestruje	korekta i przyjęcie na magazyn

Etap 1: zamówienie z Allegro trafia do BaseLinkera

Kupujący płaci na Allegro. BaseLinker pobiera zamówienie w ciągu minut, z danymi kupującego, pozycjami, formą dostawy i informacją o płatności. Tu dzieje się pierwsza ważna rzecz: dopasowanie pozycji z Allegro do towarów. Oferta na Allegro ma swój identyfikator, towar w Optimie ma kod. BaseLinker musi wiedzieć, że oferta „Wiertarka X” to towar o kodzie W-500 w Optimie. Bez tego dopasowania reszta obiegu nie ma sensu.

Druga rzecz to grupowanie. Jeden kupujący może złożyć trzy zamówienia w godzinę. BaseLinker potrafi je połączyć w jedną przesyłkę. Optima powinna wtedy dostać jedno zamówienie z trzema pozycjami albo trzy osobne, zależnie od tego, jak firma rozlicza prowizję i dokumenty.

Etap 2: zamówienie trafia do Optimy

Łącznik tworzy w Optimie dokument zamówienia, najczęściej rezerwację odbiorcy, z pozycjami, ceną z Allegro, kosztem dostawy i danymi kupującego. Rezerwacja odejmuje towar ze stanu dostępnego, więc inne kanały od razu widzą mniej. Kontrahent: dla konsumentów zwykle jeden zbiorczy kontrahent dla Allegro albo kontrahent tworzony z danych kupującego, zależnie od tego, czy firma chce historii klienta w ERP. Dla firm z NIP: kontrahent wyszukany po NIP, bo faktura B2B przejdzie przez KSeF i dane muszą być poprawne.

Co się psuje na tym etapie

• Pozycja bez dopasowania do towaru w Optimie: zamówienie zawisa w błędach, a nikt nie dostaje informacji.
• Cena z Allegro różni się od ceny w Optimie: trzeba ustalić, że na dokument idzie cena, którą kupujący zapłacił, a nie cena z kartoteki.
• Koszt dostawy jako pozycja: potrzebna usługa w kartotece Optimy z właściwą stawką VAT.
• Zamówienie opłacone na Allegro, ale forma płatności w Optimie ustawiona na „przelew”: dokument widnieje jako nierozliczony i ktoś go ręcznie rozlicza.

Etap 3: kompletacja, WZ i wysyłka

Magazyn widzi rezerwację w Optimie, kompletuje paczkę i potwierdza wydanie. Powstaje dokument wydania zewnętrznego, czyli WZ, który zdejmuje towar ze stanu fizycznego. W tym momencie łącznik zmienia status zamówienia w BaseLinkerze na „do wysłania”, a BaseLinker generuje etykietę kurierską i list przewozowy. Numer listu wraca do Optimy, żeby na dokumentach i w historii kontrahenta było wiadomo, czym paczka pojechała.

Kolejność ma znaczenie. Jeśli etykieta powstaje przed WZ, zdarza się, że paczka wyjeżdża, a magazyn w Optimie nadal pokazuje towar na stanie. Jeśli WZ powstaje bez etykiety, paczka stoi. Wyzwalaczem powinno być jedno zdarzenie: potwierdzenie kompletacji w Optimie albo skan w BaseLinkerze.

Etap 4: faktura lub paragon

Po wydaniu towaru Optima wystawia dokument sprzedaży. Dla kupującego z NIP fakturę, która od 2026 przechodzi przez KSeF, a kupujący dostaje PDF z kodem QR. Dla konsumenta paragon na kasie albo fakturę imienną, zgodnie z ustaleniami księgowej; faktura konsumencka w KSeF jest opcją. Łącznik odczytuje numer dokumentu i PDF, przekazuje je do BaseLinkera, a BaseLinker załącza dokument do zamówienia i wysyła kupującemu wiadomość przez Allegro.

Ważny szczegół: dla faktury B2B status „faktura wystawiona” powinien pojawić się po nadaniu numeru KSeF, nie w chwili zapisu dokumentu w Optimie. Inaczej kupujący dostanie dokument bez kodu QR, a potem drugi. Łącznik czeka na numer i dopiero wtedy przekazuje PDF.

Etap 5: statusy, powiadomienia i zamknięcie

Kupujący na Allegro widzi status przesyłki, a Allegro ocenia sprzedawcę między innymi po czasie nadania. BaseLinker przekazuje numer listu do Allegro i wysyła wiadomość. Po doręczeniu status w BaseLinkerze zmienia się na „dostarczone”, a łącznik może zamknąć zamówienie w Optimie. Mapa statusów między BaseLinkerem i Optimą to tabela, którą firma powinna mieć spisaną i którą da się edytować w panelu bez programisty.

Zwroty: etap, który większość pomija

Kupujący ma 14 dni na odstąpienie od umowy, a Ty 14 dni na zwrot pieniędzy. Na Allegro zwrot jest zgłaszany w serwisie, BaseLinker go rejestruje. Teraz muszą wydarzyć się trzy rzeczy w Optimie: przyjęcie towaru na magazyn, korekta dokumentu sprzedaży i rozliczenie zwrotu pieniędzy. Jeśli łącznik tego nie robi, robi to człowiek, a po sezonie zwrotów połowa korekt nie istnieje.

• Zwrot całości: korekta do zera, przyjęcie na magazyn, status „zwrócone” w BaseLinkerze i na Allegro.
• Zwrot części: korekta wybranych pozycji, przyjęcie tylko zwróconych sztuk, decyzja o koszcie dostawy według regulaminu.
• Towar uszkodzony: przyjęcie na osobny magazyn reklamacyjny, żeby nie wrócił do sprzedaży jako dostępny.
• Anulowanie przed wysyłką: zwolnienie rezerwacji w Optimie, bez dokumentów, jeśli faktura nie powstała.

Obieg zamówienia jest tak dobry jak jego najsłabszy ręczny krok. Jeśli ktoś codziennie coś przeklikuje między BaseLinkerem a Optimą, to tam jest miejsce, w którym zginie zamówienie.

Gotowy łącznik czy integracja pod firmę

Gotowe łączniki BaseLinker z Optimą dobrze przenoszą zamówienia i podstawowe statusy. Zaczynają nie wystarczać przy zwrotach częściowych, kilku magazynach, kontrahentach B2B z fakturami przez KSeF, kompletach i własnych etapach magazynowych. Jeśli w Twoim obiegu są te elementy, integracja pisana pod firmę, z tabelą statusów do edycji w panelu, kolejką i dziennikiem, zwykle zwraca się w kilka miesięcy przez czas, którego nikt już nie spędza na ręcznym poprawianiu.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy mogę zostawić faktury w BaseLinkerze?

Można, ale wtedy Optima dostaje dokumenty z importu, a nie z własnej logiki, i różnice między fakturą a WZ są codziennością. Przy KSeF dla klientów B2B zalecamy jedno miejsce wystawiania: Optimę.

Co z zamówieniami z własnego sklepu obok Allegro?

Jeśli sklep też jest podłączony do BaseLinkera, przechodzi tym samym obiegiem. Jeśli nie, potrzebny jest osobny łącznik sklepu z Optimą i wspólne źródło stanów, żeby oba kanały widziały ten sam stan dostępny.

Jak szybko stan po sprzedaży na Allegro trafia do innych kanałów?

Zależy od łącznika. Przy modelu zdarzeniowym w ciągu sekund od rezerwacji w Optimie. Przy synchronizacji cyklicznej co kilka minut, co przy towarach w pojedynczych sztukach bywa za rzadko.

Ile trwa uporządkowanie takiego obiegu?

Przy gotowym łączniku i prostych statusach kilka dni konfiguracji. Przy integracji pod firmę ze zwrotami, KSeF i kilku magazynach od czterech do ośmiu tygodni, w tym testy na kopii Optimy.