Robot zamiast pracownika: 5 powtarzalnych zadań w e-commerce, które piszemy jako skrypt

W każdym sklepie jest lista zadań, które ktoś robi „bo zawsze tak było”. W poniedziałek wgrywa cennik od dostawcy. Codziennie rano składa raport sprzedaży z trzech paneli. Raz w tygodniu sprawdza, czy stany się zgadzają. Co jakiś czas zagląda na strony konkurencji. Raz na kwartał czyści stare pliki z serwera. Każde z tych zadań jest powtarzalne, ma jasne wejście i wyjście, i nie wymaga decyzji. To znaczy, że da się je napisać jako skrypt.

Po czym poznać zadanie do automatyzacji

Zadaj trzy pytania. Czy robisz to według tej samej kolejności kroków za każdym razem? Czy dane wejściowe mają zawsze ten sam format, np. plik od dostawcy, eksport z panelu, odpowiedź z API? Czy wynik jest przewidywalny, czyli z tych samych danych zawsze powstaje ten sam efekt? Jeśli trzy razy tak, zadanie jest do oddania programowi. Jeśli któryś krok wymaga oceny „na oko”, skrypt może przygotować dane i zostawić człowiekowi samą decyzję.

Drugi test to czas. Pół godziny raz w miesiącu nie opłaca się automatyzować. Pół godziny dziennie to 10 godzin miesięcznie, czyli ponad tydzień roboczy rocznie. Przy dwóch lub trzech takich zadaniach robi się z tego część etatu.

1. Import cenników od dostawców

Dostawca wysyła cennik w Excelu, każdy w innym układzie. Pracownik otwiera, dopasowuje kolumny, przelicza ceny, sprawdza nowe pozycje, wgrywa do sklepu lub ERP. Przy pięciu dostawcach to dzień pracy w tygodniu, a błędy w przeliczaniu kończą się sprzedażą poniżej kosztu.

Skrypt pobiera plik ze skrzynki, z FTP albo z adresu dostawcy, rozpoznaje układ po szablonie zapisanym dla tego dostawcy, dopasowuje produkty po EAN lub symbolu, przelicza ceny według reguł marży i zapisuje zmiany. Produkty nowe trafiają na listę do przeglądu, produkty z ceną zmienioną o więcej niż ustalony procent także. Pracownik rano widzi raport: 1240 cen zaktualizowanych, 18 nowych pozycji do decyzji, 3 produkty z podejrzaną zmianą.

2. Raporty poranne

Właściciel chce wiedzieć, jak poszło wczoraj: sprzedaż ze sklepu, z Allegro, z innych kanałów, liczba zamówień, średnia wartość, zwroty, stan kasy w bramce płatności, zamówienia czekające dłużej niż dobę. Zebranie tego z czterech paneli zajmuje pracownikowi 40 minut, więc raport jest robiony nieregularnie albo wcale.

Skrypt odpytuje API sklepu, marketplace’ów, bramki płatności i programu księgowego, składa dane w jedną tabelę i wysyła o 7 rano e-mailem albo do kanału w komunikatorze firmowym. Dodatkowo porównuje z tym samym dniem tygodnia sprzed tygodnia i miesiąca, i oznacza odchylenia. Nikt nie musi pamiętać o raporcie, bo raport przychodzi sam.

Zadanie	Ręcznie	Skryptem	Co zostaje człowiekowi
Import 5 cenników tygodniowo	około 6 godzin	kilka minut	decyzja o nowych produktach
Raport dzienny	40 minut dziennie	automatycznie o 7:00	przeczytanie i reakcja
Kontrola stanów między systemami	2 godziny tygodniowo, nieregularnie	co noc	wyjaśnienie różnic z listy
Monitoring 300 produktów u konkurencji	niewykonalne ręcznie	codziennie	decyzja cenowa przy odstępstwach
Archiwizacja i porządki	raz na kwartał, pół dnia	co tydzień w nocy	nic

3. Kontrola stanów między systemami

Nawet przy działającej integracji stany w sklepie, w ERP i na marketplace’ach rozjeżdżają się. Ręczna korekta, zwrot przyjęty bez skanowania, błąd synchronizacji w nocy. Różnice wychodzą, gdy klient zamówi towar, którego nie ma.

Skrypt co noc pobiera stany z każdego systemu i porównuje je produkt po produkcie. Różnice zapisuje do raportu z podziałem na kategorie: różnica o 1 sztukę (zwykle opóźnienie synchronizacji), różnica większa (do wyjaśnienia), produkt istniejący tylko w jednym systemie (błąd kartoteki). Przy różnicach powyżej progu może sam ustawić stan w sklepie na wartość z ERP jako źródła prawdy i odnotować to w dzienniku. Rano pracownik ma listę kilku pozycji do sprawdzenia zamiast tysięcy do porównania.

4. Monitoring konkurencji

Sprawdzanie cen u konkurentów ręcznie ma sens dla dziesięciu produktów. Dla trzystu jest niewykonalne, więc nikt tego nie robi, a sklep dowiaduje się, że jest drogi, gdy sprzedaż spada. Skrypt codziennie pobiera ceny tych samych produktów z ustalonych sklepów, dopasowując po EAN lub nazwie, zapisuje historię i rano wysyła listę produktów, przy których cena odstaje od rynku o więcej niż ustalony próg. Handlowiec decyduje, czy reagować. Jeśli chcesz, żeby skrypt reagował sam, to już cennik dynamiczny, o którym pisaliśmy osobno.

Monitoring wymaga ostrożności. Pobieranie danych ze stron innych sklepów powinno być umiarkowane w częstotliwości i zgodne z ich regulaminami. Przy produktach dostępnych na porównywarkach cenowych często wygodniej korzystać z ich danych lub z gotowych narzędzi monitoringu, a skrypt tylko składa wyniki z raportem.

5. Archiwizacja i porządki

Najmniej widowiskowe zadanie i najczęściej pomijane. Serwer sklepu zbiera logi, kopie zapasowe modułów, nieużywane zdjęcia, pliki tymczasowe eksportów. Po dwóch latach zajmują dziesiątki gigabajtów, spowalniają kopie zapasowe i czasem zapełniają dysk w najgorszym momencie. Do tego dochodzą dane, które trzeba trzymać określony czas i potem usuwać: nieaktywne konta klientów, stare koszyki, dzienniki z danymi osobowymi.

Skrypt co tydzień w nocy przenosi stare logi do archiwum, usuwa pliki tymczasowe starsze niż ustalona liczba dni, wykrywa zdjęcia nieprzypisane do żadnego produktu, czyści porzucone koszyki starsze niż kilka miesięcy i raportuje, ile miejsca odzyskał. Osobny skrypt pilnuje kopii zapasowych: sprawdza, czy ostatnia kopia istnieje, ma sensowny rozmiar i da się ją otworzyć. Kopia, której nikt nie testował, często okazuje się pusta dopiero wtedy, gdy jest potrzebna.

Czego skrypt potrzebuje, żeby nie stać się problemem

• Dziennik. Każde uruchomienie zapisuje, co zrobiło i ile. Bez tego nie wiesz, czy skrypt działa.
• Powiadomienie o błędzie. Jeśli skrypt nie uruchomił się albo zakończył błędem, ktoś musi o tym wiedzieć tego samego dnia, nie po miesiącu.
• Tryb próbny. Skrypt najpierw pokazuje, co by zrobił, bez zapisywania zmian. Włączasz zapisywanie, gdy wyniki wyglądają dobrze.
• Granice. Skrypt importujący ceny nie zmienia ceny o więcej niż ustalony procent bez potwierdzenia. Skrypt czyszczący nie usuwa plików młodszych niż ustalony czas.
• Dokumentacja. Jedna strona: co robi, kiedy, skąd bierze dane, kogo powiadamia, jak wyłączyć. Dla osoby, która będzie go obsługiwać za rok.

Pracownik, który przestał przepisywać cenniki, nie stał się zbędny. Zaczął robić rzeczy, które wymagają głowy: rozmawiać z dostawcami, poprawiać opisy, zajmować się klientami.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy skrypt to to samo co integracja?

Integracja to stały przepływ danych między systemami, np. zamówienia ze sklepu do ERP. Skrypt to zadanie uruchamiane według harmonogramu, które coś sprawdza, przelicza albo porządkuje. W praktyce często korzystają z tych samych połączeń.

Gdzie taki skrypt działa?

Na serwerze sklepu, na osobnym małym serwerze albo w chmurze, uruchamiany przez harmonogram. Nie wymaga włączonego komputera w biurze.

Czy mogę sam zmieniać reguły?

Tak, jeśli skrypt ma panel albo plik konfiguracyjny z opisanymi parametrami. Przy większej liczbie skryptów budujemy prosty panel z listą, ostatnim uruchomieniem i wynikiem każdego z nich.

Ile to kosztuje?

Zależy od liczby źródeł danych i złożoności reguł. Prosty raport dzienny to kilka godzin pracy, import cenników od pięciu dostawców z różnymi układami to kilka dni. Widełki są w cenniku, a dokładną wycenę robimy po spisaniu zadań.