Jak połączyć Subiekt GT z PrestaShop, żeby stany i zamówienia zawsze się zgadzały

Subiekt GT to wciąż jeden z najpopularniejszych programów magazynowych w małych i średnich firmach. Kiedy obok niego działa sklep na PrestaShop, prędzej czy później pojawia się to samo pytanie: jak sprawić, żeby oba systemy mówiły to samo o stanach, cenach i zamówieniach, bez ręcznego przepisywania danych i bez niespodzianek w stylu „sprzedaliśmy towar, którego nie ma”.

Dlaczego dwa systemy się rozjeżdżają

Subiekt GT i PrestaShop powstały do różnych zadań. Subiekt pilnuje magazynu, dokumentów i rozliczeń. PrestaShop sprzedaje: pokazuje produkty, liczy koszyk, przyjmuje płatność. Oba przechowują dane o produktach, ale w innym układzie i z innym celem. Dopóki ktoś przepisuje dane ręcznie, wszystko trzyma się na uwadze jednej osoby. Gdy ta osoba ma urlop albo w sklepie przybywa zamówień, pojawiają się różnice.

Typowy obraz po kilku miesiącach bez integracji: w Subiekcie są trzy sztuki, w sklepie pięć, bo ktoś zapomniał odjąć sprzedaży z Allegro. Cena w sklepie jest sprzed podwyżki. Zamówienie ze sklepu trafiło do Subiekta z literówką w adresie, bo było przepisywane. Każdy z tych błędów kosztuje: zwrot, telefon od klienta, czas pracownika.

Najpierw ustal, który system jest źródłem prawdy

Najczęstszy błąd przy integracji to próba synchronizacji „we wszystkie strony”. Zanim wybierzesz narzędzie, zapisz prostą zasadę dla każdego rodzaju danych. Będzie to podstawa dla każdej konfiguracji i oszczędzi Ci miesięcy poprawek.

Dane	Źródło prawdy	Kierunek	Jak często
Stany magazynowe	Subiekt GT	Subiekt → sklep	co 5–15 minut
Ceny i rabaty podstawowe	Subiekt GT	Subiekt → sklep	kilka razy dziennie
Promocje tylko w sklepie	PrestaShop	bez synchronizacji	–
Nazwy, opisy, zdjęcia, SEO	PrestaShop	bez synchronizacji	–
Nowe produkty	Subiekt GT	Subiekt → sklep (jako nieaktywne)	raz dziennie
Zamówienia	PrestaShop	sklep → Subiekt	od razu po opłaceniu
Status realizacji, numer faktury, list przewozowy	Subiekt GT	Subiekt → sklep	co kilka minut

Jak często synchronizować

Stany warto aktualizować co kilka minut, szczególnie gdy sprzedajesz też na Allegro albo w sklepie stacjonarnym. Każda minuta opóźnienia to szansa na sprzedanie towaru, którego już nie ma. Ceny zwykle wystarczy przesyłać raz lub kilka razy dziennie, bo zmieniają się rzadziej. Zamówienia powinny trafiać do Subiekta od razu po opłaceniu, żeby magazyn mógł od razu kompletować paczkę.

Częstotliwość zależy też od wielkości katalogu. Przy 500 produktach pełna synchronizacja stanów trwa sekundy. Przy 30 000 produktach warto przesyłać tylko zmiany od ostatniego uruchomienia, inaczej integracja będzie obciążać serwer sklepu i spowalniać go w godzinach szczytu.

Gotowy łącznik czy integracja na zamówienie

Na rynku jest kilka gotowych łączników Subiekt GT z PrestaShop. Dobrze sprawdzają się przy prostym asortymencie: jeden magazyn, produkty bez wariantów, jedna lista cen. Problemy zaczynają się, gdy firma pracuje inaczej, niż założył producent łącznika.

Kiedy gotowy łącznik wystarczy

• Jeden magazyn i jedna grupa cenowa.
• Produkty bez wariantów albo z prostymi wariantami, np. rozmiar.
• Zamówienia realizowane w całości, bez częściowych wysyłek.
• Nie planujesz w najbliższym czasie sprzedaży B2B ani integracji z innymi kanałami.

Kiedy lepsza jest integracja pisana pod firmę

• Masz komplety albo produkty składane z kilku pozycji magazynowych.
• Kilka magazynów, z których część nie powinna być widoczna w sklepie.
• Ceny hurtowe zależne od grupy klienta, progi ilościowe, rabaty indywidualne.
• Specyficzny obieg dokumentów: zamówienie, ZK, WZ, faktura, korekta.
• Sklep sprzedaje też przez BaseLinker, Allegro lub Amazon i wszystkie kanały muszą widzieć ten sam stan.

Jak wygląda wdrożenie integracji

Najczęstsze problemy i jak ich uniknąć

Produkty bez wspólnego identyfikatora

Integracja musi wiedzieć, że „Wiertarka X 500W” w Subiekcie to ten sam produkt, co w sklepie. Ustal jeden klucz, najlepiej symbol lub kod EAN, i pilnuj go w obu systemach. Dopasowywanie po nazwie prędzej czy później zawiedzie, bo nazwy się zmieniają.

Rezerwacje, których sklep nie widzi

Towar zarezerwowany w Subiekcie pod zamówienie telefoniczne nadal wygląda na dostępny online. Integracja powinna przesyłać stan dostępny, czyli stan magazynowy pomniejszony o rezerwacje, a nie surowy stan.

Brak informacji o błędach

Synchronizacja przestaje działać, bo zmieniło się hasło do bazy albo serwer był restartowany, a nikt o tym nie wie przez kilka dni. Każda integracja, którą wdrażamy, wysyła powiadomienie, gdy coś nie działa dłużej niż ustalony czas, i pokazuje dziennik ostatnich operacji w panelu administratora sklepu.

Jednostki miary i opakowania zbiorcze

Subiekt sprzedaje w metrach, sklep w sztukach albo odwrotnie. Przelicznik trzeba ustalić raz, na poziomie produktu, i trzymać się go w obu systemach.

Dobra integracja to taka, o której zapominasz. Działa w tle i daje znać tylko wtedy, gdy coś wymaga Twojej decyzji.

Lista kontrolna przed startem

• Każdy produkt ma ten sam symbol lub EAN w Subiekcie i w sklepie.
• Wiesz, które magazyny mają być widoczne w sklepie.
• Ustalone jest, jak liczyć dostępność kompletów i wariantów.
• Statusy zamówień w sklepie odpowiadają etapom w Subiekcie.
• Jest osoba, która dostaje powiadomienia o błędach i wie, co z nimi zrobić.
• Masz kopię zapasową sklepu i bazy Subiekta sprzed uruchomienia.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy integracja wymaga Sfery dla Subiekta GT?

W większości wdrożeń tak. Sfera to oficjalny sposób dostępu do danych Subiekta, bezpieczniejszy niż praca bezpośrednio na bazie. Koszt licencji Sfery jest jednorazowy i zwykle niewielki w porównaniu z korzyściami.

Czy mogę nadal wprowadzać promocje tylko w sklepie?

Tak, jeśli ustalimy, że ceny promocyjne w PrestaShop nie są nadpisywane przez Subiekta. Integracja aktualizuje wtedy cenę bazową, a reguły promocji w sklepie działają niezależnie.

Co się dzieje, gdy serwer z Subiektem jest wyłączony?

Integracja zapisuje zmiany w kolejce i przesyła je po przywróceniu połączenia. Sklep działa normalnie, a Ty dostajesz powiadomienie, że synchronizacja czeka.

Ile trwa wdrożenie?

Przy prostym asortymencie od tygodnia do dwóch. Przy kompletach, kilku magazynach i cenach hurtowych od trzech do sześciu tygodni, z czego większość to testy na kopii sklepu.