Comarch Optima i sklep internetowy: co da się zautomatyzować
Stany, ceny, kontrahenci, zamówienia i faktury. Przegląd tego, co realnie można połączyć, jakie są sposoby integracji i o co zapytać przed wdrożeniem.
Zrobimy to za Ciebie. Opisz problem, a odpowiemy w ciągu 24 godzin roboczych.
Opisz projektComarch ERP Optima to popularny wybór w firmach, które mają własną księgowość lub współpracują z biurem rachunkowym. Połączenie jej ze sklepem internetowym oszczędza godziny ręcznej pracy w tygodniu i usuwa błędy w przepisywaniu danych. Poniżej przegląd tego, co da się zautomatyzować, i trzech sposobów, jak to zrobić.
W skrócie
- Optima może być źródłem stanów, cen i kontrahentów, a sklep źródłem zamówień.
- Trzy sposoby integracji: bezpośrednio przez API Optimy, przez system OMS albo przez gotowy łącznik.
- Największe korzyści: brak ręcznego wprowadzania zamówień, aktualne stany w sklepie i faktury dostępne dla klienta online.
- Przed wdrożeniem uporządkuj symbole produktów i ustal obieg dokumentów: rezerwacja, WZ, faktura.
Co można synchronizować
Stany magazynowe
Optima prowadzi wiele magazynów. Integracja może przekazywać do sklepu sumę stanów z wybranych magazynów albo tylko z jednego, np. magazynu wysyłkowego. Ważne, żeby przesyłać stan dostępny, pomniejszony o rezerwacje, a nie surowy stan z kartoteki.
Ceny i cenniki
Optima ma kilka cenników, np. detaliczny, hurtowy, specjalny. W PrestaShop odpowiadają im grupy klientów. Integracja mapuje cenniki na grupy, dzięki czemu klient hurtowy po zalogowaniu widzi swoje ceny, a detaliczny ceny podstawowe. Rabaty indywidualne z kartoteki kontrahenta również da się przenieść.
Kontrahenci
Nowy klient w sklepie staje się kontrahentem w Optimie z pełnymi danymi do faktury. W drugą stronę: kontrahent z Optimy może dostać konto w sklepie z przypisaną grupą cenową i limitem kupieckim. To podstawa sprzedaży B2B.
Zamówienia
Zamówienie ze sklepu trafia do Optimy jako dokument rezerwacji odbiorcy (RO) albo od razu jako WZ, zależnie od obiegu w firmie. Po skompletowaniu i wysyłce status wraca do sklepu, a klient dostaje powiadomienie.
Faktury
Faktura wystawiona w Optimie może być automatycznie udostępniona klientowi w jego koncie w sklepie, w formacie PDF. Klient B2B pobiera ją sam, bez pisania do działu handlowego.
| Dane | Kierunek | Dokument w Optimie |
|---|---|---|
| Stany | Optima → sklep | kartoteka towarów, magazyny |
| Ceny | Optima → sklep | cenniki |
| Nowi klienci | sklep → Optima | kontrahent |
| Zamówienia | sklep → Optima | RO lub WZ |
| Statusy, numery listów | Optima → sklep | WZ, przesyłka |
| Faktury | Optima → sklep | FS jako PDF w koncie klienta |
Trzy sposoby na integrację
Bezpośrednio przez API Optimy
Comarch udostępnia interfejs programistyczny do Optimy. Integracja napisana na nim działa najszybciej i obsługuje każdy przypadek, bo mamy pełną kontrolę nad logiką. To wybór, gdy firma ma własne reguły: komplety, kilka magazynów, ceny indywidualne, nietypowy obieg dokumentów.
Przez system OMS
Jeśli sprzedajesz też na Allegro czy Amazonie, pośrednikiem może być BaseLinker, który ma gotowy łącznik z Optimą. OMS zbiera zamówienia ze wszystkich kanałów i przekazuje je do Optimy w jednym formacie. Wadą jest mniejsza elastyczność przy cenach indywidualnych i dokumentach.
Gotowy łącznik
Na rynku są gotowe moduły łączące Optimę z PrestaShop i WooCommerce. Sprawdzają się przy prostym asortymencie i standardowym obiegu. Zanim kupisz, sprawdź, czy łącznik obsługuje Twoje przypadki: warianty, komplety, cenniki, wiele magazynów.
Z naszej praktyki
Hurtownia elektrotechniczna wprowadzała zamówienia ze sklepu do Optimy ręcznie, około 40 dziennie. Integracja przez API z mapowaniem cenników na grupy klientów i automatycznym tworzeniem RO zajęła cztery tygodnie, z czego dwa to testy. Po wdrożeniu dział handlowy odzyskał około trzech godzin dziennie, a liczba pomyłek w adresach spadła do zera.
Jak przygotować się do wdrożenia
Krok po kroku
- Uporządkuj kartotekę towarów. Każdy produkt ma symbol zgodny ze sklepem. Usuń duplikaty i nieaktywne pozycje.
- Ustal obieg dokumentów. Czy zamówienie ma tworzyć RO, czy od razu WZ? Kto zatwierdza? Kiedy powstaje faktura?
- Zmapuj cenniki na grupy klientów. Spisz, który cennik Optimy odpowiada której grupie w sklepie.
- Wybierz magazyny. Które magazyny liczą się do stanu w sklepie, a które nie.
- Przygotuj środowisko testowe. Kopia bazy Optimy i kopia sklepu. Testy nigdy na danych produkcyjnych.
Ważne
Dostęp do API Optimy wymaga odpowiedniej licencji Comarch. Przed wdrożeniem sprawdź z opiekunem licencji, czy ją masz, bo dokupienie trwa zwykle kilka dni.
Najczęstsze problemy
- Różne jednostki miary. Optima sprzedaje w opakowaniach, sklep w sztukach. Przelicznik ustal na poziomie kartoteki.
- Stawki VAT. Produkt z 8 procent w Optimie i 23 procent w sklepie. Integracja powinna pobierać stawkę z Optimy.
- Zamówienia zmieniane po złożeniu. Klient dzwoni i dodaje produkt. Ustal, czy zmiana odbywa się w sklepie, czy w Optimie, i w którą stronę jest synchronizowana.
- Zwroty. Korekta w Optimie powinna aktualizować stan i status zamówienia w sklepie.
Pytania, które słyszymy najczęściej
Czy integracja działa z Optimą w chmurze?
Tak, pod warunkiem dostępu do API. Przy Optimie w chmurze Comarch warunki dostępu ustala się z operatorem.
Czy mogę nadal wystawiać faktury ręcznie?
Tak. Integracja może tylko przekazywać zamówienia i stany, a faktury zostawić księgowości. Zakres ustalamy na początku.
Co z biurem rachunkowym, które ma Optimę u siebie?
Integracja łączy się z bazą Optimy tam, gdzie ona jest. Potrzebna jest zgoda biura i bezpieczne połączenie, np. VPN.
Ile trwa wdrożenie?
Przez gotowy łącznik kilka dni. Przez API, z mapowaniem cenników i dokumentów, od trzech do sześciu tygodni.
Masz Optimę i sklep? Opisz, jak dziś wyglądają zamówienia i stany, a zaproponujemy sposób integracji i harmonogram. Sprawdź, jak łączymy sklepy z ERP.
Oceń ten artykuł
Udostępnij artykuł
Właściciel EDUKOWSKI. Od 2015 roku programuję sklepy PrestaShop, moduły i integracje z systemami ERP. Piszę o tym, co widzę w codziennej pracy ze sklepami: wydajności, sprzedaży B2B, automatyzacji i migracjach.