Dropshipping i integracja z hurtownią: co da się zautomatyzować

Dropshipping wygląda prosto: hurtownia daje plik z produktami, sklep go wczytuje, klient kupuje, hurtownia wysyła. W praktyce między tymi zdaniami jest kilkadziesiąt decyzji, które ktoś musi podjąć codziennie: co z produktem, który zniknął z pliku, jak przeliczyć cenę, kiedy pokazać „dostępny”, co zrobić, gdy ten sam towar jest w dwóch hurtowniach po różnych cenach. Większość z nich da się zapisać jako regułę i oddać programowi.

W skrócie

Integracja z hurtownią to trzy strumienie: produkty i ceny do sklepu, stany i czas realizacji do sklepu, zamówienia z sklepu do hurtowni.
Marżę liczy się regułami według kategorii, przedziału cenowego i hurtowni, z minimalną kwotą zysku i zaokrągleniem do końcówki.
Dostępność w dropshippingu to nie tylko stan, ale czas realizacji hurtowni. Klient musi widzieć realny termin.
Przy kilku hurtowniach integracja wybiera źródło dla każdego zamówienia według ceny, dostępności i kosztu wysyłki.

Plik XML, czyli skąd biorą się dane

Większość polskich hurtowni udostępnia ofertę jako plik XML lub CSV, czasem przez API. Plik zawiera symbol, nazwę, opis, zdjęcia, kategorię, cenę hurtową, stan i czasem czas realizacji. Nie ma jednego standardu. Każda hurtownia ma własną strukturę, własne nazwy pól i własny pomysł na warianty. Pierwszy etap integracji to mapowanie: które pole z pliku trafia w które pole produktu w PrestaShop.

Pliki bywają duże, od kilku do kilkuset megabajtów. Wczytywanie całości co godzinę obciąża serwer sklepu, dlatego dobra integracja pobiera plik, porównuje go z poprzednią wersją i aktualizuje tylko to, co się zmieniło. Osobno traktuje dane, które zmieniają się często (stany, ceny), i te, które zmieniają się rzadko (opisy, zdjęcia).

Dane z hurtowni	Co z nimi robi integracja	Jak często
Nowe produkty	tworzy jako nieaktywne, do przeglądu	raz dziennie
Opisy i zdjęcia	aktualizuje tylko, jeśli produkt nie ma własnego opisu w sklepie	raz dziennie lub rzadziej
Ceny hurtowe	przelicza przez reguły marży i zapisuje cenę sprzedaży	kilka razy dziennie
Stany	przelicza na dostępność w sklepie z progami	co 15–60 minut
Czas realizacji	wyświetla na karcie produktu i w koszyku	razem ze stanami
Produkty, które zniknęły z pliku	wyłącza w sklepie, nie usuwa	przy każdym imporcie

Ważne

Nigdy nie usuwaj produktów, które zniknęły z pliku hurtowni. Wyłącz je. Adres strony produktu ma pozycję w Google, a produkt może wrócić do oferty za tydzień. Usunięcie oznacza błąd 404 i utratę pozycji, a przy powrocie produkt dostaje nowy adres i zaczyna od zera.

Marża: reguły zamiast ręcznego przeliczania

Cena hurtowa w pliku to cena netto, często z własną grupą rabatową dla Twojego konta. Cena w sklepie powstaje przez regułę. Prosta reguła to procent na całość. Działa w małym sklepie z jednorodnym asortymentem, ale w praktyce potrzeba więcej.

Marża według kategorii: elektronika niska, akcesoria wysoka, bo tak wygląda rynek.
Marża według przedziału cenowego: na produkcie za 20 zł musisz mieć wyższy procent niż na produkcie za 2000 zł, żeby pokryć koszt obsługi.
Minimalna kwota zysku: niezależnie od procentu, nie mniej niż ustalona kwota na sztuce. Inaczej tanie produkty generują straty po odliczeniu płatności i wysyłki.
Zaokrąglenie: do końcówki 99 albo do pełnych złotych, żeby cennik wyglądał spójnie.
Wyjątki: ręcznie ustawiona cena dla produktu blokuje przeliczanie, dopóki ktoś jej nie zdejmie.
Koszt wysyłki hurtowni: jeśli hurtownia dolicza stałą opłatę za paczkę, reguła może wliczać ją w cenę albo w koszt dostawy w sklepie.

Reguły działają po każdej zmianie ceny w pliku, więc podwyżka u hurtownika od razu przenosi się na sklep. Zmiana w drugą stronę też, co bywa pułapką: obniżka w pliku nie powinna automatycznie przebijać Twojej promocji ani wymuszać komunikatu o najniższej cenie z 30 dni, jeśli nie prowadzisz promocji. Opisaliśmy to w artykule o cennikach dynamicznych.

Dostępność i czas realizacji

W dropshippingu stan hurtowni to nie stan sklepu. Hurtownia może mieć 50 sztuk, ale czas realizacji trzy dni, albo mieć towar „na zamówienie” z terminem dwa tygodnie. Klient kupuje z oczekiwaniem, że paczka przyjdzie jutro. Dlatego integracja musi przeliczać dane hurtowni na komunikat zrozumiały dla klienta.

Progi dostępności

Stan hurtowni powyżej ustalonego progu to „dostępny”, poniżej „ostatnie sztuki”, zero to „niedostępny” z możliwością powiadomienia o dostępności. Próg zależy od tego, jak szybko stan w pliku się odświeża. Jeśli hurtownia aktualizuje plik co godzinę, a sprzedaje też innym sklepom, stan 1 w pliku w praktyce oznacza ryzyko, że towaru już nie ma. Próg 3 lub 5 jest bezpieczniejszy.

Termin wysyłki na karcie produktu

Czas realizacji hurtowni plus Twój margines plus czas kuriera daje termin, który pokazujesz klientowi. Przy produkcie z czasem realizacji dwa tygodnie powiedz to wprost na karcie, zanim klient doda do koszyka. Lepiej stracić sprzedaż niż dostać zwrot i negatywną opinię.

Z naszej praktyki

Sklep z branży motoryzacyjnej pracował z czterema hurtowniami, każda z innym plikiem. Pracownik codziennie rano ręcznie wgrywał cztery pliki, a przeliczanie cen robił raz w tygodniu w arkuszu. Skutki: ceny po tygodniu od podwyżki hurtownika, czyli sprzedaż poniżej kosztu przy kilku produktach, i około 10 procent zamówień anulowanych z braku towaru. Napisaliśmy integrację, która pobiera pliki co 30 minut, przelicza ceny regułami według kategorii z minimalną kwotą zysku i wybiera hurtownię dla każdego zamówienia. Anulowania spadły poniżej 2 procent, a przypadki sprzedaży poniżej kosztu zniknęły.

Przekazanie zamówienia do hurtowni

Trzeci strumień to zamówienia. Po opłaceniu system składa zamówienie w hurtowni: przez API, przez plik w ustalonym formacie wysyłany na serwer FTP, albo w ostateczności przez e-mail z ustrukturyzowaną treścią. Przekazuje adres klienta, pozycje, sposób dostawy i informację, że paczka ma być bez dokumentów hurtowni w środku. Gdy hurtownia nada paczkę, numer przesyłki wraca do sklepu, a klient dostaje powiadomienie tak, jak przy wysyłce z własnego magazynu.

Faktura dla klienta powstaje po Twojej stronie, z Twojego programu księgowego, na podstawie zamówienia. Faktura od hurtowni do Ciebie jest osobnym dokumentem i integracja może ją pobierać i parować z zamówieniem, żeby księgowość nie szukała.

Kilka hurtowni naraz

Większość sklepów dropshippingowych pracuje z dwiema lub więcej hurtowniami, a wiele produktów jest u kilku z nich. Tu integracja przestaje być importerem i staje się systemem decyzyjnym.

Krok po kroku

Wspólny identyfikator. Produkt z hurtowni A i ten sam produkt z hurtowni B muszą być jedną kartą w sklepie. Łączymy po EAN, a gdzie go nie ma, po symbolu producenta z ręcznym potwierdzeniem.
Dostępność łączna. Sklep pokazuje „dostępny”, jeśli produkt jest w którejkolwiek hurtowni powyżej progu. Czas realizacji bierze z najszybszej.
Cena z reguły, nie z najtańszej hurtowni. Cena w sklepie liczy się od ceny hurtowni, która zostanie wybrana przy zamówieniu, albo od średniej z zapasem. Inaczej cena skacze co godzinę.
Wybór hurtowni przy zamówieniu. Reguła: najtańsza z dostępnych, a przy równej cenie ta z krótszym czasem realizacji. Przy zamówieniu z kilku produktów preferuj jedną hurtownię, żeby klient dostał jedną paczkę.
Dzielenie zamówienia. Gdy nie da się wysłać z jednej hurtowni, system dzieli zamówienie na dwie wysyłki i informuje klienta, że dostanie dwie paczki.
Dziennik decyzji. Każdy wybór hurtowni zapisany z uzasadnieniem. Gdy klient pyta, dlaczego dwie paczki, odpowiedź jest w systemie.

W dropshippingu nie sprzedajesz towaru. Sprzedajesz obietnicę terminu i ceny, których sam nie kontrolujesz. Integracja jest po to, żeby ta obietnica była prawdziwa.

Czego nie da się zautomatyzować

Opisy produktów z pliku hurtowni są te same w każdym sklepie, który z nią pracuje. Google widzi dziesiątki identycznych stron i żadna nie wygrywa. Własne opisy przynajmniej dla najważniejszych produktów to praca człowieka, choć integracja może pomóc, oznaczając produkty, które sprzedają się najlepiej i mają kopiowany opis. Druga rzecz to decyzja o wprowadzeniu nowego produktu do oferty. Nowe pozycje z pliku powinny trafiać do przeglądu, nie prosto na stronę.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy integracja z hurtownią to to samo co integracja z ERP?

Mechanizm jest podobny: wymiana danych o produktach, stanach i zamówieniach. Różnica w tym, że z ERP masz kontrolę nad danymi i formatem, a z hurtownią dostajesz to, co udostępni. Często oba działają równolegle: ERP dla własnego magazynu, hurtownie dla reszty oferty.

Czy mogę łączyć własny magazyn z dropshippingiem?

Tak i to częsty model. Produkty rotujące trzymasz u siebie, długi ogon oferty z hurtowni. Integracja przy zamówieniu sprawdza najpierw własny stan, potem hurtownie.

Co jeśli hurtownia nie ma API ani pliku?

Zdarza się przy małych dostawcach. Wtedy pozostaje ręczne zamawianie, ale resztę, czyli ceny i dostępność, można prowadzić z arkusza, który hurtownia uzupełnia. To gorsze rozwiązanie, ale lepsze niż nic.

Czy BaseLinker obsługuje hurtownie?

BaseLinker ma gotowe integracje z wieloma polskimi hurtowniami i przy standardowych plikach to dobry start. Przy regułach marży zależnych od wielu warunków i wyborze hurtowni per zamówienie zwykle potrzebna jest własna logika obok niego.

Pracujesz z hurtowniami i codziennie rano wgrywasz pliki? Napisz, z iloma hurtowniami, w jakim formacie i co dziś robicie ręcznie. Pokażemy, co można zautomatyzować w pierwszej kolejności. Zobacz, jak robimy integracje z hurtowniami i ERP.

Zapytaj o integrację z hurtownią