Jedna baza produktów dla sklepu, hurtowni i marketplace’ów: kiedy małej firmie potrzebny jest PIM

Firma sprzedaje przez sklep własny, przez Allegro, przez platformę B2B dla hurtowników i przez dwa inne marketplace’y. Ten sam produkt ma w każdym z tych miejsc inny opis, inne zdjęcie i inną nazwę, bo każdy kanał ktoś kiedyś uzupełniał osobno. Gdy producent zmienia parametr, trzeba poprawić pięć miejsc. PIM, czyli system do zarządzania informacją o produktach, powstał właśnie po to, żeby poprawiać jedno. Pytanie brzmi, czy mała firma go potrzebuje, czy wystarczy jej dobrze używany ERP.

W skrócie

ERP przechowuje dane handlowe i magazynowe produktu. PIM przechowuje dane sprzedażowe: opisy, atrybuty, zdjęcia, tłumaczenia, dopasowanie do kanałów. To różne rzeczy i różne osoby za nie odpowiadają.
Przy jednym kanale i kilkuset produktach wystarczy ERP plus sklep. PIM ma sens, gdy kanałów jest kilka, produktów tysiące, a treści są tłumaczone.
Nie zaczynaj od wyboru narzędzia. Zacznij od spisania, kto dziś edytuje jakie dane i w jakim miejscu. Zwykle okazuje się, że źródeł prawdy jest sześć.
Dla małej firmy PIM nie musi być dużym systemem. Często wystarczy lekki moduł nad sklepem albo prosta aplikacja pisana pod firmę.

Co jest w ERP, a czego w ERP nie ma

Program magazynowy, czy to Subiekt, Optima, enova365, czy większy system, prowadzi kartotekę towaru pod kątem handlu i magazynu: symbol, nazwa, jednostka, stawka VAT, ceny, stany, dostawca. To dane, które muszą być poprawne na fakturze i w inwentaryzacji. Nie ma tam zwykle miejsca na opis sprzedażowy w trzech językach, dziesięć zdjęć, atrybuty do filtrów w sklepie, tytuł pod Allegro ograniczony do określonej liczby znaków i opis techniczny w formacie, którego oczekuje marketplace.

Dlatego te dane lądują w sklepie. Przez jakiś czas to działa: sklep jest „źródłem prawdy” dla treści, ERP dla stanów i cen. Problem zaczyna się, gdy pojawia się drugi, trzeci i czwarty kanał, bo każdy chce treści w innym formacie i każdy ma swój panel do edycji.

Kiedy ERP i sklep wystarczą

Sprzedajesz przez jeden sklep i ewentualnie jeden marketplace, na którym oferty wystawiasz z danych sklepu.
Produktów jest do kilkuset, a zmiany opisów zdarzają się rzadko.
Jeden język i jeden rynek.
Jedna osoba odpowiada za treści i panuje nad nimi.
Marketplace’y, na których sprzedajesz, akceptują treści w podobnym układzie co sklep.

W takiej firmie dokładanie PIM to dodatkowy system do utrzymania bez korzyści. Lepiej uporządkować atrybuty w sklepie i zadbać o integrację ze stanami i cenami z ERP.

Kiedy PIM zaczyna się opłacać

Sygnały są dość powtarzalne i zwykle pojawiają się razem.

Sygnał	Co się dzieje bez PIM	Co daje PIM
Trzy lub więcej kanałów sprzedaży	ten sam produkt ma różne nazwy i opisy w każdym kanale	jeden opis bazowy i warianty na kanał w jednym miejscu
Tysiące produktów, częste zmiany od producentów	zmiana parametru to poprawka w kilku panelach, część zostaje niepoprawiona	jedna zmiana, publikacja do wszystkich kanałów
Sprzedaż w kilku językach	tłumaczenia żyją w arkuszach i mailach do tłumacza	wersje językowe przy produkcie, widoczne braki tłumaczeń
Rozbudowane atrybuty techniczne	filtry w sklepie nie działają, bo dane są w opisie, nie w polach	atrybuty jako pola z listami wartości, gotowe do filtrów i porównań
Zdjęcia w różnych wymaganiach kanałów	ręczne kadrowanie pod każdy marketplace	jedno zdjęcie źródłowe i automatyczne warianty
Kilka osób edytuje treści	nikt nie wie, kto co zmienił i czy produkt jest gotowy do publikacji	statusy kompletności, historia zmian, podział pracy

Wskazówka

Zanim zdecydujesz o PIM, zrób prosty test: wybierz dziesięć produktów i sprawdź, czy mają tę samą nazwę, ten sam opis i to samo zdjęcie główne w sklepie, na Allegro i w cenniku B2B. Jeśli w połowie przypadków się różnią, masz problem z danymi, a nie z narzędziem. PIM go rozwiąże tylko wtedy, gdy wcześniej ustalisz, która wersja jest właściwa.

Atrybuty: najważniejsza i najbardziej zaniedbana część

Atrybut to cecha produktu zapisana w osobnym polu z określoną listą wartości: moc 500 W, kolor niebieski, średnica 32 mm. Dopóki te dane siedzą w opisie jako tekst, sklep nie może po nich filtrować, Allegro nie dopasuje produktu do parametrów kategorii, a klient B2B nie porówna dwóch pozycji. Porządkowanie atrybutów to zwykle największa część pracy przy wdrożeniu PIM i jednocześnie największa korzyść.

Jak podejść do atrybutów w małej firmie

Spisz, po czym klienci filtrują i pytają: to są atrybuty, które muszą być polami.
Dla każdego atrybutu ustal jednostkę i listę dopuszczalnych wartości. „Niebieski” i „nieb.” to ma być jedna wartość.
Przypisz atrybuty do kategorii, nie do wszystkich produktów. Wiertarka ma moc, śruba ma gwint.
Zmapuj swoje atrybuty na parametry marketplace’ów. Allegro ma własne listy parametrów w kategoriach i oferta bez nich wypada gorzej.
Dopiero potem wypełniaj dane. Wypełnianie przed uporządkowaniem kończy się drugim porządkowaniem.

Zdjęcia i tłumaczenia

Zdjęcia w PIM to nie tylko pliki, ale też reguły: które zdjęcie jest główne, jakie kadry generują się dla sklepu, jakie dla marketplace’u, czy zdjęcie ma tło do usunięcia. Przy kilku tysiącach produktów automatyczne generowanie wariantów oszczędza tygodnie pracy. Tłumaczenia z kolei potrzebują widoczności braków: które produkty mają opis po czesku, a które jeszcze nie. W arkuszu tego nie widać, w PIM to zwykły filtr.

PIM w małej firmie nie musi być dużym systemem

Słowo PIM kojarzy się z wdrożeniami w korporacjach. Dla małej firmy to zwykle jedno z trzech rozwiązań.

PrestaShop jako PIM. Jeśli sklep jest głównym kanałem, a inne kanały zasilane są z jego danych, PrestaShop z uporządkowanymi cechami i atrybutami oraz dodatkowymi polami na warianty treści dla marketplace’ów może pełnić tę rolę. Tanie, bo nie dokłada systemu.
Gotowy PIM. Na rynku są systemy otwarte i płatne. Dają dużo, ale wymagają wdrożenia, utrzymania i integracji z każdym kanałem. Opłacalne przy wielu kanałach i wielu językach.
Lekka aplikacja pisana pod firmę. Baza produktów z atrybutami, zdjęciami i wersjami językowymi, z eksportem do sklepu, BaseLinkera i cennika B2B. Robi dokładnie to, co firma potrzebuje, bez funkcji, których nikt nie użyje. Często najlepszy stosunek kosztu do efektu w firmie z kilkoma tysiącami produktów.

Z naszej praktyki

Importer narzędzi ogrodniczych sprzedawał przez sklep, Allegro, dwa marketplace’y i platformę B2B. Dane o 6000 produktów edytowano w pięciu panelach i jednym arkuszu, a tłumaczenia na czeski zlecano mailem. Napisaliśmy prostą aplikację: produkt, atrybuty z listami wartości, zdjęcia z automatycznymi kadrami, trzy wersje językowe i statusy kompletności. Z niej dane trafiają do PrestaShop, przez BaseLinker na marketplace’y i do cennika B2B. Zmiana parametru od producenta zajmuje teraz jedną edycję zamiast pięciu, a liczba ofert na Allegro bez wymaganych parametrów spadła z około 1800 do zera.

PIM nie jest narzędziem do wpisywania danych. Jest narzędziem do tego, żeby wpisać je raz.

Jak zacząć, zanim wybierzesz narzędzie

Krok po kroku

Mapa źródeł. Spisz, jakie dane produktu istnieją, gdzie są edytowane i przez kogo. Zwykle wychodzi pięć do ośmiu miejsc.
Decyzja o źródle prawdy. Dla każdego rodzaju danych jedno miejsce. Dane handlowe w ERP, treści w PIM albo w sklepie, stany zawsze z ERP.
Model atrybutów. Lista atrybutów po kategoriach, jednostki, wartości, mapowanie na marketplace’y.
Wybór rozwiązania. Dopiero teraz: sklep jako PIM, gotowy system albo aplikacja pod firmę. Wybór zależy od liczby kanałów, języków i osób.
Integracje wyjściowe. PIM do sklepu, do BaseLinkera, do cennika B2B. Publikacja ma być jednym kliknięciem albo automatem po zmianie statusu produktu na „gotowy”.
Migracja danych. Przeniesienie i wyczyszczenie istniejących treści. To najdłuższy etap i warto zacząć go od kategorii, które sprzedają najwięcej.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy PIM zastępuje ERP?

Nie. ERP dalej prowadzi stany, ceny, dokumenty i księgowość. PIM przechowuje treści sprzedażowe. Integracja łączy oba: z ERP przychodzi symbol i cena, z PIM opis, atrybuty i zdjęcia.

Czy BaseLinker może być PIM?

BaseLinker dobrze zarządza ofertami i zamówieniami w kanałach, ale nie jest zaprojektowany do prowadzenia bogatych treści i tłumaczeń. W wielu firmach zasilamy go z PIM albo ze sklepu, a nie odwrotnie.

Ile produktów uzasadnia osobny PIM?

Bardziej niż liczba produktów liczy się liczba kanałów i języków. Firma z 2000 produktów w trzech językach i czterech kanałach skorzysta bardziej niż firma z 20 000 produktów w jednym sklepie.

Jak długo trwa wdrożenie lekkiej aplikacji PIM?

Sama aplikacja z integracjami to zwykle od sześciu do dwunastu tygodni. Porządkowanie i migracja danych zależą od ich stanu i mogą trwać dłużej niż budowa narzędzia.

Masz produkty w kilku panelach i arkuszach, a każda zmiana to poprawki w pięciu miejscach? Opisz swoje kanały i liczbę produktów, a zaproponujemy, czy wystarczy porządek w sklepie, czy lepsza będzie osobna baza produktów. Zobacz, jak piszemy programy na zamówienie.

Zapytaj o bazę produktów dla firmy